Pytania i odpowiedzi

W ramach Programu FEPŻ 2021-2027 zgodnie z Wytycznymi IZ OPL jest zobowiązana do posiadania pomieszczeń magazynowych [dla żywności suchej oraz chłodnie/lodówki dla sera] umożliwiających przechowywanie artykułów spożywczych w warunkach określonych przez producenta.

OPL jest zobowiązana do prowadzenia racjonalnej gospodarki magazynowej artykułów spożywczych dostarczanych w ramach realizowanego Podprogramu 2023, w tym dystrybucji żywności, zapobiegając jej marnotrawieniu. W szczególności OPL jest zobowiązana do prowadzenia dystrybucji zgodnie z zasadą „N+”, gdzie „N” oznacza miesiąc otrzymania danego artykułu spożywczego:

• N+1 -> dla sera podpuszczkowego dojrzewającego (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 31.07.2024 r.)

• N+2 -> dla mąki pszennej, mleka UHT i herbatników maślanych (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 31.08.2024 r.)

• N+3 – dla pozostałych artykułów spożywczych (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 30.09.2024 r.)

tj. wydanie 100% artykułów spożywczych w ciągu odpowiednio jednego, dwóch i trzech miesięcy od miesiąca, w którym zostały przekazane. Artykuły spożywcze nie mogą być wydawane po upływie terminu przydatności do spożycia.

Zgodnie z zapisami Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) jako część zobowiązań OPL w obszarze magazynowania wymienione jest zapewnienie monitoringu/ochrony za pośrednictwem specjalistycznych firm lub w ramach własnych zasobów i możliwości.

Wymóg posiadania zaświadczenia SANEPID nie jest wymieniony w tekście Wytycznych, jednakże Federacja Polskich Banków Żywności [OPO] rekomenduje, apeluje i prosi, aby w pomieszczeniach magazynowych panowały czystość i porządek oraz, aby zostały zastosowane odpowiednie środki ochrony przed insektami, gryzoniami itp. W miarę możliwości ściany pomieszczeń, w których przechowywana będzie żywność dystrybuowana w ramach Programu FEPŻ 2021-2027 powinny być pomalowane kolorem białym.

TAK. Wytyczne Instytucji Zarządzającej (IZ) w zakresie minimalnych standardów w obszarze magazynowania wskazują, iż OPL jest zobowiązana do prowadzenia odrębnej ewidencji magazynowej w formie elektronicznej (przy wykorzystaniu specjalistycznego programu komputerowego), w formie papierowej bądź w każdy inny sposób umożliwiający czytelne wyodrębnienie poszczególnych operacji magazynowych dla Podprogramu 2023 oraz zidentyfikowanie ścieżki dystrybucji poszczególnych partii artykułów spożywczych.

W ramach Programu FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 OPL jest zobowiązana do prowadzenia zbiorczej ewidencji magazynowej w ujęciu miesięcznym umożliwiającej prześledzenie dystrybucji każdej partii poszczególnych artykułów spożywczych dostarczonych do magazynu organizacji zawierającej m.in. oznaczenie partii magazynowej, datę i ilość artykułów spożywczych przyjętych oraz ilość wydanych artykułów spożywczych w ramach danej partii zgodnie z załącznikiem nr 4 do wytycznych albo zawierającej informacje, o których mowa w tym załączniku.

Federacja Polskich Banków Żywności przygotowała i udostępniła za pośrednictwem OPR narzędzie informatyczne MAŁY POMOCNIK, które zostało opracowane z myślą o wsparciu OPL w pracy ewidencyjno-sprawozdawczej związanej z obsługą między innymi operacji magazynowych wynikających z Programu FEPŻ 2021-2027. Dodatkowo trwają prace nad aplikacją WEB (BEZ@), która ma w założeniu wpierać OPL we właściwym wypełnianiu operacji ewidencyjno-sprawozdawczo-administracyjnych wynikających z Programu FEPŻ w kolejnych Podprogramach. Po więcej informacji zapraszamy do zakładki – Narzędzia Informatyczne.

TAK. Zgodnie z pkt 14.2 Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) jednym z kryteriów, które muszą spełniać OPL za pośrednictwem, których będzie realizowana dystrybucja artykułów spożywczych wśród osób najbardziej potrzebujących wymienione zostało posiadanie zdolności administracyjnych do prowadzenia odrębnych systemów ewidencji księgowej i gospodarki magazynowej artykułów dostarczanych z Programu oraz z innych źródeł.

Ponadto obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej wartości regulują przepisy:

1. PROGRAM FUNDUSZE EUROPEJSKIE NA POMOC ŻYWNOŚCIOWĄ 2021–2027, w dziale „Szczegółowy opis operacji”, pkt 2. „Dystrybucja żywności wraz ze środkami towarzyszącymi”, tiret – „Wybór organizacji partnerskich”
2. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.;
3. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

Darowizny rzeczowe tak jak inne przychody np. finansowe podlegają ewidencji rachunkowej. Powinny być ujmowane, a ich rozchód – wydanie na cele statutowe, również powinno być udokumentowane i powiększyć wartość kosztów prowadzonej działalność. Więcej o darowiznach na stronie: https://poradnik.ngo.pl/darowizny

Kwestie dotyczące transportu żywności z Banku Żywności do OPL są uzgadniane indywidualnie pomiędzy daną OPL a Bankiem Żywności (OPR).

Zasadniczo istnieją dwie możliwości:

• OPR dostarcza do OPL artykuły spożywcze we wspólnie ustalonych terminach.
• OPL odbiera artykuły spożywcze z OPR zgodnie z umowa na dystrybucję artykułów spożywczych z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych.

Ważne(!) Odpowiedzialność za zapewnienie warunków umożliwiających utrzymanie cech jakościowych artykułów spożywczych zapobiegając ich marnotrawieniu, ponosi zarówno OPR, jak i OPL.

Zgodnie z zapisami Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) w zakresie minimalnych standardów dla OPR w obszarze transportu – Bank Żywności jest zobowiązany do dysponowania samochodami (własnymi lub wynajętymi), zapewniającymi transport artykułów spożywczych w warunkach umożliwiających utrzymanie ich cech jakościowych, w tym ciągu chłodniczego (np. samochód-chłodnia) zapobiegając marnotrawieniu żywności. W przypadku, gdy OPL odbiera artykuły spożywcze z OPR z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych, odpowiedzialność za zapewnienie warunków umożliwiających utrzymanie cech jakościowych artykułów spożywczych, zapobiegając marnotrawieniu żywności, ponosi zarówno OPR jak i OPL.

TAK. Zgodnie z zapisami Art.134v Ustawy o Pomocy Społecznej z dnia 12 marca 2004 r. Beneficjenci-organizacje partnerskie [OPO/OPR/OPL] oraz Krajowy Ośrodek [IP] przetwarzają dane osobowe osób korzystających z pomocy określonej w Programie obejmujące: imię i nazwisko, liczbę osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego, w tym w podziale na wiek, płeć i przynależność do grupy docelowej Programu; dochód osoby lub rodziny, powody udzielania pomocy na podstawie Art.7. Ustawy o Pomocy Społecznej  (tj. m.in. ubóstwo, sieroctwo, bezdomność, bezrobocie, niepełnosprawność, długotrwała lub ciężka choroba, przemoc w rodzinie, potrzeba ochrony macierzyństwa i wielodzietności, bezradności w sprawach opiekuńczo-wychowawczych i prowadzenia gospodarstwa domowego itd.)

Administratorem danych osobowych odbiorców końcowych Programu jest KOWR, właściwy Ośrodek Pomocy Społecznej [OPS] oraz organizacje partnerskie [OPO, OPR, OPL] bezpośrednio wydające żywność.

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych (RODO) administrator danych osobowych zobowiązany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą o ich przetwarzaniu.

Wypełnienie przez beneficjentów-organizacje partnerskie [OPO/OPR/OPL] obowiązków informacyjnych określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w toku udzielania pomocy określonej w Programie następuje przez udostępnienie informacji o przetwarzaniu danych osobowych w widocznym miejscu w budynku, w którym udzielana jest pomoc lub podpisania klauzuli informacyjnej przez beneficjenta programu.

OPS-y realizują obowiązek informacyjny zgodnie z procedurami przyjętymi w danej jednostce.

Federacja Polskich Banków Żywności opracowała Wzór dokumentu: „Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych” na bazie Załącznika nr 5 do Wytycznych IZ – dostępny w zakładce -> ORGANIZACJE PARTNERSKIE -> PLIKI DO POBRANIA -> Komunikacja i widoczność. Plik należy pobrać na komputer, uzupełnić dane, wydrukować, a następnie umieścić w widocznym miejscu w budynku, w którym udzielana jest pomoc.

Organizacje Partnerskie Lokalne [OPL] zobowiązane są posiadać następującą dokumentację zabezpieczającą ochronę danych osobowych:

• Politykę Ochrony Danych Osobowych OPL
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla pracowników/wolontariuszy OPL wydane przez Administratora
• Oświadczenie o zachowaniu poufności
• Klauzule/obowiązki informacyjne wynikające z załączników 5-7 dotyczących przetwarzania danych na potrzeby realizacji Programu

DODATKOWO: w celu identyfikacji Beneficjentów oraz zabezpieczenia możliwości przekazywania informacji np. o terminie wydania paczki ważne jest, aby pozyskać także numer telefonu Beneficjenta wraz ze zgodę na jego używanie. Dla celów dokumentacji realizacji Programu warto także uzyskać zgodę na wykorzystanie wizerunku Beneficjentów.

Banki Żywności [OPR] przetwarzają dane osobowe w zakresie danych zawartych w załącznikach nr 5-8 do Wytycznych IZ na podstawie Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U.2018 r. poz. 1508 z późn. zm.) co stanowi o zgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1), dalej jako RODO.

Banki Żywności w programie FEPŻ 2021-2027 są Administratorem danych osobowych osób ubiegających się o zakwalifikowanie do pomocy żywnościowej w ramach Programu i odbiorców końcowych pomocy żywnościowej w celu realizacji powierzonych zadań. Jako Administrator Banki żywności [OPR] wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych Beneficjentów spełniało wymogi RODO i nie naruszało praw i wolności wszystkich osób, których dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją Programu.

Zabezpieczenia stosowane przez Banki Żywności [OPR] w celu ochrony danych osobowych polegają co najmniej na dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych oraz pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy. Podmioty i osoby realizujące zadania określone w programie zobowiązane są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych, które uzyskały przy realizacji zadań.

Banki Żywności [OPR] przestrzegają zasad wynikających ze stworzonego przez Federację Polskich Banków Żywności [OPO] dokumentu „Polityka Bezpieczeństwa Informacji i Dokumentacji Elektronicznej w Federacji Polskich Banków Żywności w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027”.

Dostęp do narzędzi informatycznych administrowanych przez Federację Polskich Banków Żywności jest udzielany wyłącznie Użytkownikom lub Przedstawicielom OPR/OPL posiadającym odpowiednie umocowanie od jednostek nadrzędnych tj. Upoważnienie lub Pełnomocnictwo.

Każdy upoważniony Użytkownik posiada jeden login i jedno hasło.

Narzędzia informatyczne są udostępnianie Użytkownikom wraz z instrukcją zawierającą niezbędne dane na temat Bezpieczeństwa Dokumentacji Elektronicznej.

TAK. OPL wchodzące w skład sieci organizacji partnerskich w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 są zobowiązane do prowadzenia Działań Towarzyszących. Działania Towarzyszące w Programie Fundusze Europejskie na Pomoc żywnościową 2021-2027 są jednym z celów szczegółowych Programu, stanowią integralny element działań pomocowych dla osób potrzebujących i są równie ważne jak dystrybucja żywności.

Wytyczne IZ w części VI.2. określają wskaźniki realizacji działań w ramach środków towarzyszących:

• Wskaźnik produktu: łączna liczba działań przeprowadzonych w ramach środków towarzyszących
• Wskaźnik rezultatu: łączna liczba osób objętych działaniami w ramach środków towarzyszących; liczba osób objętych działaniami w ramach środków towarzyszących w podziale na grupy odbiorców końcowych

Szczegółowe ustalenia dotyczące realizacji Działań Towarzyszących regulują zapisy Umowy pomiędzy OPR i OPL.

Przez działanie w ramach środków towarzyszących w Programie rozumie się działanie wykraczające poza dystrybucję żywności lub podstawowej pomocy materialnej, mające na celu przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu i przyczynienie się do wyeliminowania ubóstwa, takie jak kierowanie osób do służb świadczących usługi społeczne i zdrowotne, w tym wsparcie psychologiczne, lub świadczenie takich usług, udzielanie stosownych informacji na temat usług publicznych lub udzielanie porad dotyczących gospodarowania budżetem domowymi, inne.

Ważne(!) Działania towarzyszące muszą wykraczać poza zagadnienia związane bezpośrednio z żywnością i prowadzeniem gospodarstwa domowego, przy jednoczesnym zapewnieniu praktycznego wsparcia przy rozwiązywaniu konkretnych problemów oraz aktywnego zaangażowania odbiorców (poradnictwo, instruktaż, kontakt z właściwymi instytucjami itp. 

Zgodnie z Wytycznymi IZ OPR/OPL przygotowują ofertę działań w ramach środków towarzyszących w oparciu o zidentyfikowane potrzeby różnych grup odbiorców końcowych (część B.III. pkt 1.7.). 

Działania w ramach środków towarzyszących prowadzone są w okresie realizacji procesu dystrybucji. Zaktualizowany okres dystrybucji artykułów spożywczych w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2024 ma odbywać się od lutego 2025 r. do września 2025 r. (zgodnie ze zmianą Wytycznych IZ z listopada 2024 r.)

OPO jest zobowiązana prowadzić obowiązkowe działania w ramach środków towarzyszących:

• nieobjęte dofinansowaniem z Programu (zgodnie ze specyfiką własnej działalności statutowej)
• objęte dofinansowaniem z Programu (działania mające na celu włączenie społeczne osób najbardziej potrzebujących) za pośrednictwem współpracujących OPR lub OPL

OPR, które przekazują artykuły spożywcze bezpośrednio odbiorcom końcowym lub OPR, które przekazują artykuły spożywcze do OPL i zawierają w tym zakresie umowy dystrybucji artykułów spożywczych oraz sposobu świadczenia działań towarzyszących z OPL, lub przez OPL prowadzą działania w ramach środków towarzyszących.

OPR/OPL realizujące proces dystrybucji artykułów spożywczych wśród osób najbardziej potrzebujących

• prowadzą działania w ramach środków towarzyszących niefinansowane z Programu, zgodnie ze specyfikacją własnej działalności statutowej
• prowadzą działania w ramach środków towarzyszących o charakterze indywidualnym lub zbiorowym, mające na celu włączenie społeczne osób najbardziej potrzebujących (na podstawie zawartych umów z OPR w zakresie dystrybucji żywności oraz sposobu świadczenia działań towarzyszących

OPR/OPL realizujące proces dystrybucji artykułów spożywczych wśród osób najbardziej potrzebujących przy ścisłej współpracy z OPS przygotowują ofertę działań w ramach środków towarzyszących w oparciu o zidentyfikowane potrzeby rożnych grup odbiorców końcowych.

Wytyczne IZ wskazują na katalog działań o charakterze otwartym (możliwym do modyfikacji w zależności od indywidualnych potrzeb Beneficjentów) obejmującym między innymi:

• Doradztwo indywidualne – wsparcie psychologiczne, bezpieczeństwo finansowe i zarządzanie budżetem domowym, pomoc prawna, profilaktyka zdrowotna, itp.
• Rozwój umiejętności zwiększających samodzielność – odbiorców końcowych, np. rozwiązywanie konfliktów w rodzinie, itp.
• Działania integracyjne – promujące zaangażowanie odbiorców końcowych w ramach społeczności lokalnych (np. wolontariat)
• Działania propagujące zasady horyzontalne wdrażania Funduszy Europejskich – poszanowanie praw podstawowych oraz przestrzeganie Karty Praw Podstawowych Unii Europejskiej, równość kobiet i mężczyzn oraz uwzględnianie perspektywy płci, zapobieganie wszelkiej dyskryminacji ze względu na płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną, w szczególności zapewnienie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, realizacja celów Programu zgodnie z celem wspierania zrównoważonego rozwoju, w tym zasadą „nie czyń poważnych szkód” i z uwzględnieniem aspektów środowiskowych.

Programu zgodnie z celem wspierania zrównoważonego rozwoju, w tym zasadą „nie czyń poważnych szkód” i z uwzględnieniem aspektów środowiskowych.

W ramach Działań Towarzyszących w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 Banki Żywności (OPR) realizują między innymi :

• Warsztaty edukacyjne z zakresu gospodarowania budżetem domowym, praw konsumenta, niemarnowania żywności, żywieniowe i kulinarne;
• cykle edukacyjne z zakresu gospodarowania budżetem domowym, praw konsumenta, żywieniowe;
• działania o charakterze wyłączeniowo-integracyjnym [cykle];
• dyżury konsultacyjne

Warsztat to jednorazowe wydarzenie. Cykl to minimum trzy spotkania.

Ważne! Udział w działaniach w ramach środków towarzyszących jest w pełni dobrowolny dla odbiorców końcowych. Udzielenie pomocy żywnościowej nie może być uwarunkowane uczestnictwem w działaniach towarzyszących. OPR/OPL gwarantują otwarty dostęp do działań towarzyszących dla wszystkich zainteresowanych odbiorców końcowych.