Administracja

Program FEPŻ 2021-2027 przez siec organizacji partnerskich tj. OPO, OPR i OPL jest realizowany zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów organizacji partnerskich dotyczących działań realizowanych w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 Podprogram 2024 [zwanego dalej FEPŻ PP 2024] współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.  

Instytucję Zarządzającą pierwsza wersje ogłosiła w lutym 2024 r. Druga wersja z listopada 2024 zawierała następujące zmiany [także w relacji do FEPŻ PP 2023]:  

1. umożliwienie wydawania posiłków udostępnianych odbiorcom końcowym z udziałem żywności z darowizn; 
2. modyfikację załącznika 3a tj.  ewidencji wydanej żywności z darowizn bez podziału na kategorie artykułów;  
3. modyfikację załącznika 3b Ewidencja wydania artykułów spożywczych w formie posiłków osobom najbardziej potrzebującym; 
4. modyfikację załącznika 3c Lista osób objętych pomocą żywnościową w formie posiłków; 
5. możliwość zwiększania zestawu artykułów w przypadku osób starszych [pow. 65 r. życia] 

 

Aktualne wytyczne można pobrać ze strony IZ: Podprogram 2024 – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Portal Gov.pl oraz poniżej 

 

Pliki do pobrania: 

1. Wytyczne IZ na realizację FEPZ PP 2024 – aktualizacja z 11.2024 

1. Załączniki do wytycznych w wersji monochromatycznej z 11.2024 

Zgodnie z treścią Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 (FEPŻ), organizacje partnerskie regionalne (OPR), wybierają OPL spośród organizacji niedziałających w celu osiągnięcia zysku, których jednym z zadań statutowych jest wspieranie osób najbardziej potrzebujących, będących w trudnej sytuacji życiowej lub materialnej.  

Funkcję OPL mogą pełnić m.in. stowarzyszenia, fundacje, kościelne osoby prawne lub kościelne jednostki organizacyjne, samorządowe jednostki organizacyjne, ochotnicze straże pożarne, koła gospodyń wiejskich. 

Szczegółowe kryteria uczestnictwa w programie: 

1. Prowadzenie działań non-profit na rzecz osób najbardziej potrzebujących.  
2. Posiadanie zdolności administracyjnych do:  
3. realizacji działań w ramach Programu, w zakresie dystrybucji; 
4. realizacji działań na rzecz włączenia społecznego, artykułów spożywczych otrzymanych’ 
5. Prowadzenia odrębnych systemów ewidencji księgowej i gospodarki magazynowej artykułów dostarczanych z Programu oraz z innych źródeł.  
6. Posiadanie doświadczenia w prowadzeniu działań o charakterze włączenia społecznego, prowadzenie stałej współpracy z organizacjami lub podmiotami prowadzącymi takie działania. 

 

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> 

 

Ośrodki Pomocy Społecznej mogą pełnić role OPL, jeśli na to zezwolą władze Samorządowe [Banki Żywności w takim przypadku proszę o potwierdzanie tego faktu poprzez Decyzje/Zarządzenia władz gminy]  Decyzja o nawiązaniu współpracy z Bankiem Żywności jest podejmowana  w oparciu o zebrane informacje, tj.: 

• brak organizacji pozarządowych spełniających wytyczne FEPŻ PP 2024 działających na terenie gminy z którego pochodzi dany OPS, 

• duża potrzeba wsparcia w postaci pomocy żywnościowej mieszkańców poszczególnych gminy. 

Wówczas Ośrodek Pomocy Społecznej samodzielnie wyraża chęć współpracy oraz składa wymagane dokumenty tak jak wszystkie OPL. 

WAŻNE: współpraca jest tymczasowa i obie strony tj. OPS i OPR będą czyniły starania do znalezienia odpowiedniej organizacji charytatywnej celem realizacji programu. 

 

DO POBRANIA: 

Wzór Zarządzenia i udzielenie pełnomocnictwa OPS do realizacji FEPŻ 2021-2027 

Wszystkie organizacje pragnące rozpocząć współpracę z Bankiem Żywności i prowadzić dystrybucję artykułów spożywczych w ramach FEPŻ, dalej wesprzeć osoby potrzebujące w pierwszej kolejności zachęcamy do kontaktu telefonicznego z Bankiem Żywności. Kontakty do Banków można pozyskać z zakładki “Gdzie uzyskać pomoc?” , poprzez wybór województwa i gminy, na której działa organizacja.  

Celem rozpoczęcia współpracy organizacja winna złożyć do Banku Żywności Deklarację uczestnictwa w FEPŻ 2021-2027 wraz z informacją o potencjale oraz Statut organizacji. Jednakże szczegółowe rozpoczęcie współpracy ustala każdy Bank Żywności we własnym zakresie. 

Proces współpracy OPL z Bankiem Żywności (OPR) w ramach Programu FEPŻ 2021-2027 można w skrócie przedstawić w jedenastu głównych krokach: 

• KROK 1: OPR przekazuje do OPL informacje na temat Programu oraz dokument „Deklaracji Uczestnictwa Organizacji Partnerskiej Lokalnej w Programie Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 ” wraz z arkuszem „Informacji o potencjale organizacyjnym, administracyjnym, personalnym, magazynowym, transportowym i włączenia społecznego OPL”. 

• KROK 2: OPL przekazuje do OPR uzupełniony dokument „Deklaracji Uczestnictwa Organizacji Partnerskiej Lokalnej w Programie Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 ” wraz z arkuszem „Informacji o potencjale organizacyjnym, administracyjnym, personalnym, magazynowym, transportowym i włączenia społecznego OPL”. 

• KROK 3: poinformowanie właściwego ośrodka pomocy społecznej (OPS), iż OPL weźmie udział w Programie. 

• KROK 4: kwalifikacja osób potrzebujących do programu – odpowiedzialność za kwalifikacje po równo ponoszą OPL i OPR, dlatego ważne jest, aby OPR, OPL wraz z OPS wspólnie ustaliły sposób kwalifikacji osób potrzebujących, np. Za pośrednictwem aplikacji BEZ@. 

• KROK 5: podpisanie umowy OPR-OPL i przekazanie do OPR upoważnienia personału OPL do realizacji FEPŻ 

• KROK 6: zapewnienie współpracy z właściwym dla danej OPR i OPL ośrodkiem pomocy społecznej, w tym przekazywanie w formie pisemnej lub elektronicznej do OPS informacji o terminie i rozpoczęcia dystrybucji orasz rodzajach prowadzonych działań towarzyszących. 

• KROK 7:  wspólne ustalenie między OPR i OPL ilości artykułów spożywczych/żywności z darowizn i terminów ich dostawy  do magazynów OPL.  

• KROK 8: bezpośrednia dystrybucja żywności przez OPL do osób potrzebujących,. 

• KROK 9: współorganizacja z Bankiem Żywności działań towarzyszących dla osób potrzebujących. 

• KROK 10: złożenie przez OPL do Banku Żywności sprawozdania z realizacji dystrybucji żywności. 

• KROK 11: wypłata środków ryczałtowych przez OPR dla OPL zgodnie z zapisami umowy OPR-OPL  

 

NAJWAŻNIEJSZE – JESTEŚMY PARTNERAMI! 

Dlatego w przypadku jakichkolwiek problemów i trudności, w pierwszej kolejności, należy je zgłosić do Banku Żywności, dalej do Biura FPBŻ na email: fepz@bankizywnosci.pl 

Ważnym elementem realizacji programu jest ścisła współpraca organizacji partnerskich z Ośrodkami Pomocy Społecznej.  

1. Głównym zadaniem OPS jest wystawienie skierowań  do osób potrzebujących do udzielenia pomocy żywnościowej zgodnie z załącznikiem nr 5. [OPS w swoich archiwach powinien posiadać kopie wystawionych skierowań]. 
2. OPR, OPL i OPS wspólnie ustalają sposób monitorowania ważności i sposobu wystawiania skierowań  
   1. W ramach sieci współpracy z Bankami Żywności rekomendujemy, aby skierowania były wystawiane za pośrednictwem systemów elektronicznych, np. BEZ@, POMOST, OPIEKA, HELIOS; 
   2. OPR przekazuje listę OPL, na które można wystawić skierowania [dobra praktyka Banków Żywności]. 
3. Monitorowanie autentyczności wystawianych skierowań polegać będzie na: 
   1. udzieleniu przez OPS informacji o liczbie wystawionych i skierowanych osób do pomocy żywnościowej oraz  
   2. potwierdzeniu listy osób zakwalifikowanych do PP 2024 na podstawie załącznika nr 2; 

WAŻNE !!! niniejszy proces administracyjny realizują OPL nie będące OPS.  

 

1. OPR, OPL i OPS wspólnie realizują działania towarzyszące, mają ce na celuj aktywizację społeczną: 
2. OPS określa czy osoba potrzebującą uczestniczyła w innych projektach EFS+,  
3. Kierowanie przez OPS uczestników do udziału w działaniach towarzszących [dobrą praktyką jest wskazanie tematyki DT podpadającej na indywidualne potrzeby odbiorców końcowych]. 

Zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej OPL zobowiązany jest do prowadzenia uproszczonego systemu magazynowego, w czy to w formie elektronicznej czy papierowej. Banki Żywności wychodząc naprzeciw temu zadaniu w ramach Aplikacji BEZ@ oraz w Małym Pomocniku zaimplementowały uproszczony elektroniczny system maszynowy.  

W przypadku, gdy OPL nie planuje korzystać z narzędzi informatycznych, w ocenie FPBŻ wystraczające jest , aby OPL sporządzało sposób prawidłowy Załącznik nr 4 do Wytycznych, czyli miesięczną Ewidencję przyjętych i wydanych artykułów spożywczych, która zawiera wszystkie niezbędne elementy uproszczonego systemu magazynowego.

Obowiązek ten regulują przepisy : 

1. PROGRAM FUNDUSZE EUROPEJSKIE NA POMOC ŻYWNOŚCIOWĄ 2021–2027, 
   1. w dziale Szczegółowy opis operacji,  
   2. pkt. 2. Dystrybucja żywności wraz ze środkami towarzyszącymi 
   3. tiret – wybór organizacji partnerskich 
2. pkt 14.2 Wytycznych Instytucji Zarządzającej. 
3. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.., 
4. Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. 
5. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań. 

 

Darowizny rzeczowe tak jak inne przychody np. finansowe podlegają ewidencji rachunkowej. Powinny być ujmowane, a ich rozchód – wydanie na cele statutowe, również powinno być udokumentowane i powiększyć wartość kosztów prowadzonej działalność. Więcej o darowiznach na stronie: https://poradnik.ngo.pl/darowizny 

 

WAŻNE!!!  

W prawie polskim występują 3 sposoby prowadzenia ewidencji księgowej: 

• samodzielne prowadzenie księgowości,  
• skorzystanie z usług biura rachunkowego  
• lub zatrudnienie księgowego. 

 

Rodzaje ewidencji księgowej to: 

• pełne księgi rachunkowe, 
• KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów, 
• ewidencja ryczałtowa, 
• karta podatkowa. 

 

FPBŻ rekomenduje, aby OPL wybrało jedną z 2 metod:  

 

1. Organizacje mające obowiązek prowadzenia pełnej księgi rachunkowej stosują zapisy Ustawy o Rachunkowości z 1994 r. oraz własnej Polityki Rachunkowości 
2. Organizacje, które nie podlegają tym przepisom stosują zapisy Rozporządzenia MINISTRA FINANSÓW z dnia 26 października 2018 r. w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego, czyli prowadzenia ZESTAWIENIA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW np. 

 

W jaki sposób zewidencjonować wartość artykułów spożywczych w ramach tzw. pełnej księgowości: 

1. Otrzymana żywność podlega ewidencji ilościowo-wartościowej i księguje się ją następującym zapisem: 
   1. Wn konto 310 „Materiały” lub 330 „Towary”, 
   2. Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne”. 
2. Dowodem stanowiącym podstawę dokonania ww. księgowania jest protokół przyjęcia darów lub oryginalny dokument dostawy, wraz z dokumentem magazynowym przyjęcia na stan „WZ” lub Raport Wartościowo – Ilościowy. 
3. Rozchód darów ujmuje się na podstawie wystawionych dokumentów rozchodu magazynowego „RW” lub innego dokumentu: 
   1. W 410 „Zużycie materiałów i energii”, 
   2. Ma 310 „Materiały” lub 330 „Towary”. 
4. Jeśli otrzymana darowizna jest niewielka oraz zostaje zużyta od razu (zwykle tego samego lub kolejnego dnia), można ją zaewidencjonować z pominięciem kont magazynowych. Taka ewidencja również musi wynikać z przyjętego przez organizację regulaminu otrzymywania darów rzeczowych. 
5. Otrzymane i od razu zużyte dary żywności ewidencjonowane są w księgach rachunkowych w następujący sposób: 
   1. Wn 410 „Zużycie materiałów i energii”, 
   2. Ma konto 761 „Pozostałe przychody operacyjne”. 

 

W przypadku OPS, ze względu na dyscyplinę finansów publicznych FPBŻ rekomenduje ewidencje pozabilansową.  

1. Wartość materiałów, towarów, wyrobów gotowych i opakowań, które nie stanowią własności jednostki, należą do obcych podmiotów, ujmuje się po stronie Wn konta 39-0. 
2. Ewidencji na tym koncie podlegam.in. wartość: 
   1. materiałów powierzonych jednostce przez inne jednostki, 
   2. materiałów, towarów postawionych przez jednostkę do dyspozycji dostawcy, 
   3. towarów i wyrobów gotowych sprzedanych, lecz nie odebranych przez nabywców. 
3. Natomiast rozchód tych składników majątku księguje się postronie Ma konta 39-0. 
4. Konto 39-0 może wykazywać tylko saldo Wn, które informuje owartości zapasów obcych na koniec danego okresu. 

 

Federacja Polskich Banków Żywności wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych partnerów:  

1. MOŻLIWOŚC NR 1: W przypadku możliwości zaksięgowania przez OPL wartości żywności w sposób jednorazowy Bank Żywności może, na koniec podprogramu, przekazać Raport Wartościowo Ilościowy, który może być dokumentem źródłowym w ewidencji księgowej. Rekomendujemy, aby do raportu dołączyć wszystkie dokumenty WZ oraz Załączniki nr 4 do wytycznych. 
2. MOZLIWOŚĆ NR 2: w przypadku koniczności miesięcznej ewidencji wartości artykułów spożywczych w aplikację BEZ@ w ramach załącznika nr 2 została zaimplementowana funkcjonalność raportu wartościowego przyjętych i wydanych artkułów spożywczych zgodnie z wzorem załącznika nr 4 do wytycznych. 

SEKCJA W BUDOWIE

W celu zapewnienia zdolności administracyjnych OPL może zawrzeć pisemną umowę z dodatkowym podmiotem (np. OPS) określającą zadania tego podmiotu oraz uprawnienia OPL wobec niego. W takim przypadku dokumentacja dotycząca realizacji Programu powinna być przechowywana w OPL. O takich przypadkach OPL powinna poinformować OPR i przekazać w formie skanu podpisane porozumienie.   

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> 

OPO za pośrednictwem OPR udziela OPL prawo użytkowania narzędzia MAŁY POMOCNIK lub/oraz aplikacji BEZ@, w okresie trwania realizacji zobowiązań z niniejszej Umowy, bez prawa do przenoszenia uprawnienia na inne podmioty, z wyjątkiem sytuacji uzgodnionych z OPR, które OPR uzgodni z OPO, a OPL zobowiązuje się, iż będzie użytkowała te narzędzia zgodnie z zasadami: 

• Polityki Bezpieczeństwa Informacji I Dokumentacji Elektronicznej w Federacji Polskich Banków Żywności w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 

• Instrukcji obsługi MAŁEGO POMOCNIKA lub/oraz aplikacji BEZ@ przekazanej w postaci elektronicznej do OPL przez OPR. 

Do Pobrania: 

Wzór porozumienia zwiększającego zdolności administracyjne 

Wzór porozumienia zwiększającego zdolności administracyjne – prawo użytkowania BEZ@ i MP 

OPL zobowiązane są do złożenia sprawozdania okresowego  z realizacji FEPŻ PP 2024r 

• W terminie do 5 dnia każdego miesiąca OPL zobowiązana jest złożyć do OPR w formie elektronicznej „Ewidencję przyjętych i wydanych artykułów spożywczych” za poprzedni miesiąc, w którym OPL dysponowała żywnością według wzoru określonego w załączniku nr 4 do Wytycznych. 
• OPL zobowiązana jest do przekazania w formie elektronicznej/papierowej sprawozdania okresowego z realizacji dystrybucji żywności wśród osób potrzebujących, w terminie 
• do 10.04.2025 za okres od dnia podpisania umowy do 31.03.2025 oraz 
• do 10.07.2025 za od dnia podpisania umowy do 30.06.2025 oraz  
• w terminie do 10.10.2025 za cały okres realizacji FEPŻ PP 2024 na adres wskazany przez OPR. 

 

WAŻNE !!!  w przypadku OPL realizujących działania administracyjne w Aplikacji BEZ@ lub narzędziu MAŁY POMOCNIK obowiązki sprawozdawcze zostają zniesione – chyba, że inaczej zdecyduje OPR.

W nawiązaniu Wytycznych IZ pkt. B. II.4 d.  oraz załącznika nr 1 do Wytycznych: 

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> 

OPR zobowiązana jest do przekazania do OPL [nie będących OPS]  środków ryczałtowych z tytułu kosztów administracyjnych, transportu i magazynowania.  OPR i OPL zobowiązane są do wspólnego ustalenia i podziału kosztów  

• OPR – koszty administracyjne [1], transportu [2], magazynowania [3]; 
• OPL – koszty administracyjne [1], transportu [2], magazynowania [3]; 

OPR zobowiązany jest do przekazania OPL część środków ryczałtowych o wartości odpowiednio 0,5%, 1%, 1,5% wartości żywności przekazanej OPL – w przypadku ponoszenia 1, 2 lub 3  z rodzajów kosztów w terminie do 15 dni miesiąca następującego po terminie zakończenia dystrybucji artykułów spożywczych FEPŻ. 

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> 

OPL przysługuje dofinansowanie wynikające z iloczynu faktycznie zrealizowanego wskaźnika produktu, tj. łącznej ilości żywności z darowizn dostarczonej odbiorcom końcowym (osobom najbardziej potrzebującym), wskazywanej w kilogramach, oraz jednostkowej stawki dofinansowania za 1 kg żywności z darowizn dostarczonej do odbiorcy końcowego w wysokości  od 0,30 PLN do 0,59 PLN  

OPR zobowiązany jest do przekazania OPL część środków ryczałtowych o których mowa powyżej  w terminie do 15 dni miesiąca od otrzymania środków z OPO [tj. ok 60 dni od dnia zakończania  PP 2024] 

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> 

Ze względu na dyscyplinę finansów niniejsze wsparcie nie może zostać przekazane do OPS.  

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> 

Zgodnie z zapisami Wytycznych IZ [MRPiPS] w OPL mogą odbywać się monitorowane/kontrole realizacji projektów w trakcie i po zakończeniu Podprogramów  w siedzibie i/lub magazynie organizacji uczestniczącej w Programie FEPŻ 2021-2027. 

Kontrole w Organizacji Partnerskiej Lokalnej [OPL] na każdym etapie realizacji projektu mogą przeprowadzać tylko i wyłącznie następujące Instytucje Monitorujące w Programie FEPŻ 2021-2027: 

• KOWR – Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa, jako Instytucja Pośrednicząca [IP] 
• FPBŻ – Federacja Polskich Banków Żywności, jako Organizacja Partnerska Ogólnopolska [OPO], o zasięgu ponadregionalnym 
• BŻ – Bank Żywności, jako Organizacja Partnerska Regionalna [OPR] 

 

WAŻNE: jeżeli w wyniku kontroli KOWR, OPO, lub OPR stwierdzi, że przekazane artykuły spożywcze FEPŻ zostały: 

1. wydane nieuprawnionym osobom bądź innym organizacjom w tym brak udokumentowania kwalifikacji osób potrzebujących [zał. Nr 5, 6, 7 do wytycznych] i dystrybucji artykułów spożywczych w formie paczek zgodnie z załącznikiem nr 3 [w przypadku artykułów spożywczych FEPŻ], 3a [w przypadku żywności z darowizn], 3b, 3c [posiłki] lub; 
2. uległy zniszczeniu lub przeterminowaniu z powodu okoliczności leżących po stronie OPL, lub zostały wydane odbiorcom końcowym po terminie zakończania dystrybucji wskazanym przez IZ [30.09.2025], lub 
3. OPL pobierała od odbiorców końcowych jakiekolwiek opłaty za wydawaną żywność lub uzależniała wydanie żywności od jakichkolwiek świadczeń na rzecz organizacji; 
4. OPL nie posiada dokumentu potwierdzającego przyjęcie żywności z darowizn, która została wydana odbiorcom końcowym i wykazana w ewidencji, lub/i nie da się powiązać przyjętej żywności z darowizn z tą wydaną odbiorcom końcowym, 
5. naruszone zasady komunikacji widoczności. 

OPL obowiązana jest zapłacić OPR w wysokości o kwotę w wysokości 114% wartości tych artykułów spożywczych wraz z odsetkami w wysokości dwukrotności wysokości odsetek ustawowych. Powyższe jest formą odszkodowania w związku z koniecznością dalszych zwrotów po stronie OPR względem OPO, a OPO względem KOWR.   

OPL w przypadku kontroli KOWR zobowiązany jest przekazywania do OPR skanów raportów z kontroli przeprowadzonych przez KOWR w terminie 3 dni od dnia podpisania raportu;