Aplikacja BEZ@ i Mały Pomocnik

Szanowni Państwo,   

Miło mi poinformować, iż Federacja Polskich Banków Żywności rozpoczyna kolejny etap testów wdrożeniowych Aplikacji BEZ@.   

Aplikacja jest następcą MAŁEGO POMOCNIKA – znanego Państwu narzędzia sprawozdawczo-ewidencyjnego. Wiem, że większość z Państwa korzysta lub korzystała z niego przy dystrybucji artykułów spożywczych w ramach programów unijnych. 

Od września 2023 roku pracujemy nad przygotowaniem Aplikacji BEZ@, która będzie bardziej zautomatyzowana i ułatwi Państwa pracę. Uwzględniamy w niej funkcje i narzędzia wspierające organizacje partnerskie, współpracujące z Bankami Żywności w procesie udokumentowania. Podstawowym zadaniem Aplikacji jest przede wszystkim usprawnienie procesu dystrybucji artykułów spożywczych i przygotowania niezbędnych sprawozdań w ramach programu FEPŻ 2021-2027. Po ponad rocznych przygotowaniach i wewnętrznych testach przyszedł czas na kolejny krok: testy prowadzone przez organizacje. To dla Państwa powstaje BEZ@, dlatego zależy nam na informacji zwrotnej od jej realnych użytkowników. Chcemy, aby Aplikacja była jak najlepsza i odpowiadała na Państwa potrzeby.   

W związku z powyższym zapraszamy Państwa wspólne testowanie tego narzędzia.  Aplikacja BEZ@, zgodnie z planem, zostanie dla Państwa uruchomiona w styczniu 2025 roku – już w ramach FEPŻ PP 2024. Dlatego gorąco liczymy na Państwa współpracę przy planowanych testach. Naszym celem jest ujawnienie ewentualnych błędów i niedociągnięć, które pozwolą nam poprawić Aplikację i przygotować narzędzie, które będzie wspierać Państwa pracę. 

W sprawie Aplikacji BEZ@ możecie się Państwo bezpośrednio kontaktować z nami pod adresem e-mail: beza@bankizywnosci.pl.  Pod tym samym adresem prosimy także zgłaszać wszelkie problemy z aplikacją. 

Adres strony internetowej aplikacji: www.beza.bankizywnosci.pl

MAŁY POMOCNIK to stworzone w 2016 roku narzędzie ewidencyjno-sprawozdawcze opracowane na  bazie arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel. Głównym celem powstania MAŁEGO POMOCNIKA było wsparcie Organizacji Partnerskich Lokalnych w procesie dokumentowania oraz administracyjnej obsługi zadań w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020.  Pomysłodawcą i Twórcą “Małego Pomocnika” był Pan Marek Mikuś, ówczesny Prezes Fundacji Równi Wobec Życia, która wraz z Bankiem Żywności w Krakowie prowadziła dystrybucję na rzecz osób najbardziej potrzebujących. Początkowo było to narzędzie stworzone głównie z myślą o usprawnieniu administracyjnej pracy organizacji Pana Marka, jednakże Bank Żywności w Krakowie, dostrzegłszy potencjał tego narzędzia, postanowił – za zgodą jego Autora i Pomysłodawcy – udostępnić MAŁEGO POMOCNIKA Organizacjom Partnerskim z województwa małopolskiego. Narzędzie MAŁY POMOCNIK spotkało się z dużym zainteresowaniem Lokalnych Organizacji.

W roku 2018 informacja o MAŁYM POMOCNIKU dotarła do Federacji Polskich Banków Żywności. Zainspirowani funkcjonalnościami narzędzia za zgodą Pana Marka oraz Banku Żywności w Krakowie rozpoczęliśmy dystrybucję MP do wszystkich Banków Żywności w całej Polsce z intencją dalszego udostępniania tego narzędzia OPL-kom współpracującym z Bankami Żywności. Na pierwszym etapie z MP skorzystało około 200 OPL. Wspólnie z Panem Markiem przygotowaliśmy kilka wersji MAŁEGO POMOCNIKA, w tym wersję online. MP rozrastał się w kolejne funkcjonalności i moduły – zgodnie z potrzebami naszych Partnerów. Równolegle następowały zmiany w wizualizacji MENU oraz poszczególnych zakładek [MP]. Ku radości nas wszystkich informacja o narzędziu rozprzestrzeniała się szybko wśród organizacji współpracujących z Bankami Żywności. Na koniec realizacji POPŻ PP 2021 Plus tj. we wrześniu 2023 roku z MAŁEGO POMOCNIKA korzystało prawie 1000 Organizacji Partnerskich z całej Polski.  

Czym jest BEZ@? 

BEZ@ [Bankowa Ewidencja Zasobów @dministracyjnych jest odpowiedzią na potrzeby organizacji partnerskich regionalnych [OPR] i lokalnych [OPL], realizujących zadania Programu Fundusze Europejskie Pomoc Żywnościową 2021-2027.   

To 3-poziomowy, dedykowany system informatyczny wspierający codzienną pracę organizacji partnerskich. Posiada funkcję wynikową na każdym poziomie realizowanych procesów ewidencyjnych, informacyjnych, administracyjnych, magazynowych i sprawozdawczych zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej zwanych [dalej wytycznymi].  

Nazwa nawiązuje do systemu magazynowego FPBŻ w latach 2008-2014 o nazwie BEZET  

Jej efektem będzie:  

  1. zmniejszenie i uproszczenie obowiązków administracyjnych dla organizacji partnerskich realizujących program;  
  2. Skrócenie czasu przygotowania obowiązkowej dokumentacji przez organizacje partnerskie wynikających z Programu oraz Wytycznych;  
  3. Szybka analiza danych i przygotowanie dedykowanych raportów dotyczących beneficjentów programu, wsparcia żywnościowego i zrealizowanych działań towarzszących.  
  4. Automatyczne przygotowanie sprawozdań z realizacji dystrybucji artykułów spożywczych i działań towarzszących na wszystkich poziomach realizowanego programu.   
  5. komunikacja i widoczność zgodne z zasadami Funduszy Europejskich. 

POZIOM I – moduł dla 1500 organizacji partnerskich lokalnych, 

OPL realizujące działa administracyjne w BEZ@ będą mogły prowadzić  

  1. Ewidencję kwalifikacji osób potrzebujących – załączniki nr 5, 6, 7, do Wytycznych IZ – możliwość wydruku dokumentacji potwierdzającej kwalifikacje  
  2. Ewidencję beneficjentów skierowanych do programu zgodnie z załącznikiem nr 2 do wytycznych; 
  3. Ewidencję artykułów spożywczych przekazanych osobom potrzebującym i ich rodzinom w formie paczek żywnościowych zgodnie z załącznikiem nr 3a do Wytycznych IZ 
  4. Ewidencja żywności z darowizn [z krótkim terminem przydatności] przekazanym ozdobom potrzebującym i ich rodzinom załącznikiem nr 3a  
  5. Ewidencję artykułów spożywczych przekazanych osobom potrzebującym w formie posiłków zgodnie z załącznikiem nr 3b i 3c 
  6. Prowadzenie uproszczonego systemu magazynowego 
  7. Przygotowanie w dokumentacji do ewidencji księgowej.  
  8. Ewidencję przyjęć z OPR i wydanych do osób potrzebujących artykułów spożywczych w ujęciu miesięcznym zgodnie z załącznikiem nr 4. 
  9. Tworzenie i przekazanie do OPR sprawozdania z realizacji FEPŻ. 

Szanowni Państwo,

  1. Bardzo dziękujemy za udział w realizacji Zadania nr 1, przekazanie uwag jak i raportów. BRAWO WY !
  2. Dodatkowo prosimy o uzupełnienie krótkiej ankiety: https://forms.office.com/e/2duJMmwgcS
  3. W załączaniu przekazuje treść Zadania nr 2 [ewidencja skierowań [pozycja 16-30] _dystrybucja i raportowanie] z terminem do realizacji do 04.12.2024. Pliki zamieścimy także na stronie Testowania BEZ@ przez OPL | Banki Żywności . Z góry dziękujemy za wszelkie uwagi i współpracę !
  4. Testy BEZ@ realizowane są dwupoziomowo w OPR i OPL. BEZ@ w swojej funkcjonalności posiada relacyjność systemów magazynowych. W przypadku braku wystawieniu dokumentów WZ przez OPR, dalsza praca OPL w BEZ@ nie jest możliwa. I niestety, albo stety taka sytuacja miała miejsce. Dlatego też przepraszamy za zaistniałą sytuację i dziękujemy za cierpliwość tym OPL, które nie mogły zrealizować testów. Prosimy o realizację 2 zadań do 04.12.2024. Wszystkie czynności muszą odbyć się we wskazanych terminach.  Zgłaszane przez Państwa błędy naprawiamy na bieżąco.
  5. Pytania, uwagi prosimy kierować na adres: beza@bankizywnosci.pl 
  6. W dniu 10 grudnia 2024 g. 12.00 planujemy krótkie spotkanie robocze podsumowujące dotychczasową realizację zadań nr 1 i 2.

POBIERZ Testy BEZ@_Zadanie II_dystrbucja i raportowanie (.PDF, 95KB) >>>

POBIERZ Testy-BEZ@_Zadanie-II_Ewidencja-skierowan (.PNG, 99 KB) >>>

Szanowni Państwo,

  1. Dziękujemy za wzięciu udziału w testach BEZ@ zadania nr 2. OPL, które zakończyły jego realizację prosimy o przekazanie raportów.
  2. Przed nami zadanie nr 3. W ramach tego zadania należy na Liście Dystrybucyjnej wydać wszystko, co jest na stanach magazynowych, osobom zakwalifikowanym do PP 2023,  tak, aby:
    1. każdy otrzymał  minimum pełny zostaw roczny,
    2. „0” wyzerować stan magazynowy.
  3. Prosimy o uzupełnienie ankiety w terminie do 06.12.2024: https://forms.office.com/e/2duJMmwgcS , celem przygotowania zmian w BEZ@ i dostosowania do Państwa potrzeb.
  4. Po spotkaniu on-line 10.12.2024 r. [link wyślemy w poniedziałek 09.12.2024] przekażemy Państwu zadanie nr 4, które będzie już testem w ramach FEPZ PP 2024.

Sekcja w budowie

DOŁĄCZ DO NAS!

Dowiesz się, jak nie marnować jedzenia oraz w jaki sposób działają Banki Żywności.

Ratujemy żywność i przekazujemy ją potrzebującym.

Zapisz się na newsletter

Obowiązek informacyjny