Magazynowanie i transport

W ramach Programu FEPŻ 2021-2027 zgodnie z Wytycznymi IZ OPL jest zobowiązana do posiadania pomieszczeń magazynowych [dla żywności suchej oraz chłodnie/lodówki dla sera] umożliwiających przechowywanie artykułów spożywczych w warunkach określonych przez producenta.

OPL jest zobowiązana do prowadzenia racjonalnej gospodarki magazynowej artykułów spożywczych dostarczanych w ramach realizowanego Podprogramu 2023, w tym dystrybucji żywności, zapobiegając jej marnotrawieniu. W szczególności OPL jest zobowiązana do prowadzenia dystrybucji zgodnie z zasadą „N+”, gdzie „N” oznacza miesiąc otrzymania danego artykułu spożywczego:

• N+1 -> dla sera podpuszczkowego dojrzewającego (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 31.07.2024 r.)

• N+2 -> dla mąki pszennej, mleka UHT i herbatników maślanych (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 31.08.2024 r.)

• N+3 – dla pozostałych artykułów spożywczych (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 30.09.2024 r.)

tj. wydanie 100% artykułów spożywczych w ciągu odpowiednio jednego, dwóch i trzech miesięcy od miesiąca, w którym zostały przekazane. Artykuły spożywcze nie mogą być wydawane po upływie terminu przydatności do spożycia.

Zgodnie z zapisami Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) jako część zobowiązań OPL w obszarze magazynowania wymienione jest zapewnienie monitoringu/ochrony za pośrednictwem specjalistycznych firm lub w ramach własnych zasobów i możliwości.

Wymóg posiadania zaświadczenia SANEPID nie jest wymieniony w tekście Wytycznych, jednakże Federacja Polskich Banków Żywności [OPO] rekomenduje, apeluje i prosi, aby w pomieszczeniach magazynowych panowały czystość i porządek oraz, aby zostały zastosowane odpowiednie środki ochrony przed insektami, gryzoniami itp. W miarę możliwości ściany pomieszczeń, w których przechowywana będzie żywność dystrybuowana w ramach Programu FEPŻ 2021-2027 powinny być pomalowane kolorem białym.

TAK. Wytyczne Instytucji Zarządzającej (IZ) w zakresie minimalnych standardów w obszarze magazynowania wskazują, iż OPL jest zobowiązana do prowadzenia odrębnej ewidencji magazynowej w formie elektronicznej (przy wykorzystaniu specjalistycznego programu komputerowego), w formie papierowej bądź w każdy inny sposób umożliwiający czytelne wyodrębnienie poszczególnych operacji magazynowych dla Podprogramu 2023 oraz zidentyfikowanie ścieżki dystrybucji poszczególnych partii artykułów spożywczych.

W ramach Programu FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 OPL jest zobowiązana do prowadzenia zbiorczej ewidencji magazynowej w ujęciu miesięcznym umożliwiającej prześledzenie dystrybucji każdej partii poszczególnych artykułów spożywczych dostarczonych do magazynu organizacji zawierającej m.in. oznaczenie partii magazynowej, datę i ilość artykułów spożywczych przyjętych oraz ilość wydanych artykułów spożywczych w ramach danej partii zgodnie z załącznikiem nr 4 do wytycznych albo zawierającej informacje, o których mowa w tym załączniku.

Federacja Polskich Banków Żywności przygotowała i udostępniła za pośrednictwem OPR narzędzie informatyczne MAŁY POMOCNIK, które zostało opracowane z myślą o wsparciu OPL w pracy ewidencyjno-sprawozdawczej związanej z obsługą między innymi operacji magazynowych wynikających z Programu FEPŻ 2021-2027. Dodatkowo trwają prace nad aplikacją WEB (BEZ@), która ma w założeniu wpierać OPL we właściwym wypełnianiu operacji ewidencyjno-sprawozdawczo-administracyjnych wynikających z Programu FEPŻ w kolejnych Podprogramach. Po więcej informacji zapraszamy do zakładki – Narzędzia Informatyczne.

TAK. Zgodnie z pkt 14.2 Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) jednym z kryteriów, które muszą spełniać OPL za pośrednictwem, których będzie realizowana dystrybucja artykułów spożywczych wśród osób najbardziej potrzebujących wymienione zostało posiadanie zdolności administracyjnych do prowadzenia odrębnych systemów ewidencji księgowej i gospodarki magazynowej artykułów dostarczanych z Programu oraz z innych źródeł.

Ponadto obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej wartości regulują przepisy:

1. PROGRAM FUNDUSZE EUROPEJSKIE NA POMOC ŻYWNOŚCIOWĄ 2021–2027, w dziale „Szczegółowy opis operacji”, pkt 2. „Dystrybucja żywności wraz ze środkami towarzyszącymi”, tiret – „Wybór organizacji partnerskich”
2. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.;
3. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

Darowizny rzeczowe tak jak inne przychody np. finansowe podlegają ewidencji rachunkowej. Powinny być ujmowane, a ich rozchód – wydanie na cele statutowe, również powinno być udokumentowane i powiększyć wartość kosztów prowadzonej działalność. Więcej o darowiznach na stronie: https://poradnik.ngo.pl/darowizny

Kwestie dotyczące transportu żywności z Banku Żywności do OPL są uzgadniane indywidualnie pomiędzy daną OPL a Bankiem Żywności (OPR).

Zasadniczo istnieją dwie możliwości:

• OPR dostarcza do OPL artykuły spożywcze we wspólnie ustalonych terminach.
• OPL odbiera artykuły spożywcze z OPR zgodnie z umowa na dystrybucję artykułów spożywczych z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych.

Ważne(!) Odpowiedzialność za zapewnienie warunków umożliwiających utrzymanie cech jakościowych artykułów spożywczych zapobiegając ich marnotrawieniu, ponosi zarówno OPR, jak i OPL.

Zgodnie z zapisami Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) w zakresie minimalnych standardów dla OPR w obszarze transportu – Bank Żywności jest zobowiązany do dysponowania samochodami (własnymi lub wynajętymi), zapewniającymi transport artykułów spożywczych w warunkach umożliwiających utrzymanie ich cech jakościowych, w tym ciągu chłodniczego (np. samochód-chłodnia) zapobiegając marnotrawieniu żywności. W przypadku, gdy OPL odbiera artykuły spożywcze z OPR z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych, odpowiedzialność za zapewnienie warunków umożliwiających utrzymanie cech jakościowych artykułów spożywczych, zapobiegając marnotrawieniu żywności, ponosi zarówno OPR jak i OPL.