RODO

TAK. Zgodnie z zapisami Art.134v Ustawy o Pomocy Społecznej z dnia 12 marca 2004 r. Beneficjenci-organizacje partnerskie [OPO/OPR/OPL] oraz Krajowy Ośrodek [IP] przetwarzają dane osobowe osób korzystających z pomocy określonej w Programie obejmujące: imię i nazwisko, liczbę osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego, w tym w podziale na wiek, płeć i przynależność do grupy docelowej Programu; dochód osoby lub rodziny, powody udzielania pomocy na podstawie Art.7. Ustawy o Pomocy Społecznej  (tj. m.in. ubóstwo, sieroctwo, bezdomność, bezrobocie, niepełnosprawność, długotrwała lub ciężka choroba, przemoc w rodzinie, potrzeba ochrony macierzyństwa i wielodzietności, bezradności w sprawach opiekuńczo-wychowawczych i prowadzenia gospodarstwa domowego itd.)

Administratorem danych osobowych odbiorców końcowych Programu jest KOWR, właściwy Ośrodek Pomocy Społecznej [OPS] oraz organizacje partnerskie [OPO, OPR, OPL] bezpośrednio wydające żywność.

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych (RODO) administrator danych osobowych zobowiązany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą o ich przetwarzaniu.

Wypełnienie przez beneficjentów-organizacje partnerskie [OPO/OPR/OPL] obowiązków informacyjnych określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w toku udzielania pomocy określonej w Programie następuje przez udostępnienie informacji o przetwarzaniu danych osobowych w widocznym miejscu w budynku, w którym udzielana jest pomoc lub podpisania klauzuli informacyjnej przez beneficjenta programu.

OPS-y realizują obowiązek informacyjny zgodnie z procedurami przyjętymi w danej jednostce.

Federacja Polskich Banków Żywności opracowała Wzór dokumentu: „Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych” na bazie Załącznika nr 5 do Wytycznych IZ – dostępny w zakładce -> ORGANIZACJE PARTNERSKIE -> PLIKI DO POBRANIA -> Komunikacja i widoczność. Plik należy pobrać na komputer, uzupełnić dane, wydrukować, a następnie umieścić w widocznym miejscu w budynku, w którym udzielana jest pomoc.

Organizacje Partnerskie Lokalne [OPL] zobowiązane są posiadać następującą dokumentację zabezpieczającą ochronę danych osobowych:

• Politykę Ochrony Danych Osobowych OPL
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla pracowników/wolontariuszy OPL wydane przez Administratora
• Oświadczenie o zachowaniu poufności
• Klauzule/obowiązki informacyjne wynikające z załączników 5-7 dotyczących przetwarzania danych na potrzeby realizacji Programu

DODATKOWO: w celu identyfikacji Beneficjentów oraz zabezpieczenia możliwości przekazywania informacji np. o terminie wydania paczki ważne jest, aby pozyskać także numer telefonu Beneficjenta wraz ze zgodę na jego używanie. Dla celów dokumentacji realizacji Programu warto także uzyskać zgodę na wykorzystanie wizerunku Beneficjentów.

Banki Żywności [OPR] przetwarzają dane osobowe w zakresie danych zawartych w załącznikach nr 5-8 do Wytycznych IZ na podstawie Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U.2018 r. poz. 1508 z późn. zm.) co stanowi o zgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1), dalej jako RODO.

Banki Żywności w programie FEPŻ 2021-2027 są Administratorem danych osobowych osób ubiegających się o zakwalifikowanie do pomocy żywnościowej w ramach Programu i odbiorców końcowych pomocy żywnościowej w celu realizacji powierzonych zadań. Jako Administrator Banki żywności [OPR] wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych Beneficjentów spełniało wymogi RODO i nie naruszało praw i wolności wszystkich osób, których dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją Programu.

Zabezpieczenia stosowane przez Banki Żywności [OPR] w celu ochrony danych osobowych polegają co najmniej na dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych oraz pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy. Podmioty i osoby realizujące zadania określone w programie zobowiązane są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych, które uzyskały przy realizacji zadań.

Banki Żywności [OPR] przestrzegają zasad wynikających ze stworzonego przez Federację Polskich Banków Żywności [OPO] dokumentu „Polityka Bezpieczeństwa Informacji i Dokumentacji Elektronicznej w Federacji Polskich Banków Żywności w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027”.

Dostęp do narzędzi informatycznych administrowanych przez Federację Polskich Banków Żywności jest udzielany wyłącznie Użytkownikom lub Przedstawicielom OPR/OPL posiadającym odpowiednie umocowanie od jednostek nadrzędnych tj. Upoważnienie lub Pełnomocnictwo.

Każdy upoważniony Użytkownik posiada jeden login i jedno hasło.

Narzędzia informatyczne są udostępnianie Użytkownikom wraz z instrukcją zawierającą niezbędne dane na temat Bezpieczeństwa Dokumentacji Elektronicznej.