Prezentujemy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przez przedstawicieli Ośrodków Pomocy Społecznej.
Jakie są główne zadania Ośrodka Pomocy Społecznej w ramach FEPŻ 2021-2027?
Do głównych zadań Ośrodka Pomocy Społecznej należy kwalifikacja osób potrzebujących zgodnie z pkt II.B.12. tj. potwierdzenie, że osoby te spełniają kryteria uprawniające do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach FEPŻ.
Jaki jest zakres współpracy Ośrodka Pomocy Społecznej i OPL dystrybuującej żywność w ramach FEPŻ?
OPR/OPL zobowiązane są do ścisłej współpracy z OPS oraz informowania jednorazowo na początku realizacji programu FEPŻ: o dystrybucji tj. miejscu i czasie wydawania żywności oraz działaniach towarzyszących, w których wezmą udział osoby najbardziej potrzebujące, korzystające ze wsparcia żywnościowego w ramach programu FEPŻ.
Dodatkowo, każda z OPR i OPL we współpracy z OPS zobowiązana jest:
- uwzględnić w programie każde działania towarzyszącego udostępnienie odbiorcom końcowym pomocy żywnościowej informacji o miejscach, w których osoby mogą skorzystać z działań w ramach innych projektów EFS+ oraz pomoc w skorzystaniu z takich działań,
- współpracować z OPS w celu udzielenia pomocy osobom korzystającym z Programu na drodze do aktywizacji społecznej,
- oceniać w uzgodnieniu z OPS czy poszczególne osoby objęte pomocą żywnościową wymagają wsparcia aktywizacyjnego oraz informować odbiorców końcowych o możliwościach uzyskania takiego wsparcia ze środków EFS+ w poszczególnych regionach (informowanie o możliwości uczestnictwa w konkretnych projektach),
- kierować osoby zgłaszające chęć korzystania z pomocy żywnościowej do OPS celem oceny w zakresie możliwości objęcia wsparciem aktywizacyjnym.
Czy Ośrodek Pomocy Społecznej może prowadzić dystrybucję artykułów spożywczych w ramach programu?
Tak, ale wyłącznie w przypadku, gdy na terenie gminy nie występuje żadna organizacja pozarządowa, która spełnia minimalne wymogi dla OPL, określone w Wytycznych Instytucji Zarządzającej i która mogłaby podjąć się wydawania żywności bezpośrednio do odbiorców końcowych.
Podstawową rolą OPS zgodnie z treścią Programu jest kwalifikowanie osób najbardziej potrzebujących, tj. potwierdzenie, że osoby te spełniają kryteria uprawniające do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach FEPŻ.
Zaangażowanie OPS w rolę OPL jest dopuszczalne, o ile nie istnieje inny sposób zapewnienia, że wszyscy zakwalifikowani do Programu mieszkańcy gminy będą otrzymywać pomoc żywnościową. Organizacja partnerska regionalna (OPR) powinna przeprowadzić rozeznanie wśród organizacji pozarządowych lub innych podmiotów (patrz: odpowiedź na pytanie nr 1) działających na terenie gminy lub ewentualnie na terenie gminy sąsiedniej w poszukiwaniu potencjalnych partnerów do realizacji dystrybucji żywności.
Jeśli OPS podejmuje się pełnienia funkcji OPL, to tym samym zobowiązuje się do przestrzegania Wytycznych IZ, w tym m.in. do zawarcia umowy bądź porozumienia z właściwą organizacją partnerską regionalną – OPR (pkt. B.II.4 Wytycznych) oraz spełniania minimalnych standardów określonych dla OPL (pkt. B.II.9 Wytycznych).
Czy OPS jako jednostka samorządowa musi posiadać potwierdzenie/odpowiednie upoważnienia od Wójta/Burmistrza/Prezydenta celem realizacji programu?
Bazując na doświadczeniu POPŻ 2014-2020 Federacja Polskich Banków Żywności rekomenduje, aby jeszcze na etapie wstępnym zabezpieczyć kwestie współpracy OPS z OPR/OPL. OPS jest jednostką organizacyjną gminy, więc nie może samodzielnie realizować działań w ramach FEPŻ. OPS winien zostać oddelegowany, a Kierownik winien posiadać pełnomocnictwo do reprezentacji i podpisywania dokumentów w tym umowy z OPR w imieniu gminy. W związku z powyższym Kierownictwo Gminy/Miasta winno oddelegować OPS do pełnia funkcji OPL. Rekomendujemy przygotowanie Zarządzenia o następującej treści:
ZARZĄDZENIE Nr …….
Prezydenta/Burmistrza/ Wójta Miasta/Gminy …..
z dnia …….. r.
w sprawie powierzenie Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w …….. realizacji działań w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 i udzielenia pełnomocnictwa Kierownikowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w……
Na podstawie art. 30 ust. 1 oraz art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 559z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§ 1.
W związku u z brakiem organizacji charytatywnej na terenie …… , która mogłaby się podjąć działań związanych z realizacją programu wyznaczam Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w ……. do wykonywania zdań Organizacji Partnerskiej o Zasięgu Lokalnym w ramach realizacji Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027.
§ 2.
Udzielam pełnomocnictwa Kierownikowi Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w
…… do reprezentowania Miasta/Gminy …….. i współpracy z Bankiem Żywności w …., w tym podpisania umowy, dystrybucji żywności, złożenia sprawozdania i wykonywania wszystkich innych czynności niezbędnych do realizacji Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 w współpracy z Bankiem Żywności.
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Powyższy dokument jest tylko wzorem i może być modyfikowany zgodnie z wewnętrznymi aktami normatywnymi OPS.
Czy Ośrodek Pomocy Społecznej musi współpracować z organizacjami charytatywnymi [OPR/OPL] przy realizacji procesu kwalifikacji osób potrzebujących do programu?
TAK, Zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej, B.II.pkt.6.15 i B.II.pkt.12 OPS oraz OPR/OPL prowadzą proces Monitorowania ważności dokumentów, uprawniających osoby najbardziej potrzebujące do skorzystania z pomocy w ramach Podprogramu. Sposób monitorowania ważności dokumentów OPR ustala wspólnie z właściwym OPS, m.in. z uwzględnieniem możliwości technicznoorganizacyjnych oraz procedur obowiązujących w danym OPS, np. w odniesieniu do gromadzenia i przekazywania danych za pośrednictwem systemów elektronicznych