Zgodnie z treścią Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 (FEPŻ), organizacje partnerskie regionalne (OPR), wybierają OPL spośród organizacji niedziałających w celu osiągnięcia zysku, których jednym z zadań statutowych jest wspieranie osób najbardziej potrzebujących, będących w trudnej sytuacji życiowej lub materialnej. OPL muszą posiadać zdolności administracyjne do realizacji dystrybucji żywności oraz prowadzenia działań towarzyszących na rzecz włączenia społecznego odbiorców pomocy żywnościowej.

Funkcję OPL mogą pełnić m.in. stowarzyszenia, fundacje, kościelne osoby prawne lub kościelne jednostki organizacyjne, samorządowe jednostki organizacyjne, ochotnicze straże pożarne, koła gospodyń wiejskich.

Artykuły spożywcze nie mogą być przekazywane instytucjom, które otrzymują dofinansowanie z innych źródeł obejmujące wyżywienie lub pobierają opłaty za wyżywienie; przy czym dopuszcza się przekazywanie artykułów spożywczych tym instytucjom, jeśli są: placówkami o charakterze dziennym świadczącymi pomoc dzieciom, placówkami dla osób bezdomnych, jadłodajniami, z tym że osoby objęte pomocą żywnościową nie mogą wnosić opłat za posiłki otrzymywane w tych instytucjach.

Program FEPŻ jest realizowany przez sieć organizacji partnerskich, w skład której wchodzą trzy kategorie organizacji tj.:

• OPO – czyli Organizacje Partnerskie Ogólnopolskie, o zasięgu ponadregionalnym, jak na przykład FEDERACJA POLSKICH BANKÓW ŻYWNOŚCI, w skład której wchodzi ponad trzydzieści organizacji regionalnych (Banków Żywności), które w Programie FEPŻ określane są mianem OPR.
• OPR – to Organizacje Partnerskie Regionalne wchodzące w skład struktury OPO lub ich organizacje członkowskie, do których Wykonawcy będą dostarczać artykuły spożywcze w celu dalszej dystrybucji do OPL lub bezpośrednio do osób najbardziej potrzebujących. OPR w Programie FEPŻ 2021-2017 oznacza BANKI ŻYWNOŚCI zlokalizowane na terenie całego kraju, z którymi podejmujecie Państwo Współpracę, jako Organizacje Partnerskie Lokalne.
• OPL – oznacza Organizacje Partnerskie Lokalne wchodzące w skład struktury OPR lub inne organizacje charytatywne, jak np. związki wyznaniowe, ośrodki pomocy społecznej, które prowadzą działalność „non profit” oraz, które w Programie FEPŻ są odpowiedzialne za bezpośrednie przekazywanie pomocy żywnościowej osobom najbardziej potrzebującym. OPL to ORGANIZACJE, STOWARZYSZENIA I ZWIĄZKI, KTÓRE PAŃSTWO REPREZENTUJECIE.

Proces współpracy OPL z Bankiem Żywności (OPR) w ramach Programu FEPŻ 2021-2027 można w skrócie przedstawić w jedenastu głównych krokach:

KROK PIERWSZY: OPR przekazuje do OPL informacje na temat Programu oraz dokument „Deklaracji Uczestnictwa Organizacji Partnerskiej Lokalnej w Programie Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 Podprogram 2023” wraz z arkuszem „Informacji o potencjale organizacyjnym, administracyjnym, personalnym, magazynowym, transportowym i włączenia społecznego OPL”.

KROK DRUGI: OPL przekazuje do OPR uzupełniony dokument „Deklaracji Uczestnictwa Organizacji Partnerskiej Lokalnej w Programie Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 Podprogram 2023” wraz z arkuszem „Informacji o potencjale organizacyjnym, administracyjnym, personalnym, magazynowym, transportowym i włączenia społecznego OPL”.

KROK TRZECI: poinformowanie właściwego ośrodka pomocy społecznej (OPS), iż OPL weźmie udział w Programie.

KROK CZWARTY: kwalifikacja osób potrzebujących do programu.

KROK PIĄTY: weryfikacja telefoniczna lub stacjonarna OPL przez OPR w zakresie spełniania kryteriów uczestnictwa w programie zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej (IZ).

KROK SZÓSTY: podpisanie umowy OPR-OPL.

KROK SIÓDMY: zapewnienie współpracy z właściwym dla danej OPR i OPL ośrodkiem pomocy społecznej, w tym przekazywanie w formie pisemnej lub elektronicznej do OPS informacji o terminie i rozpoczęcia dystrybucji orasz rodzajach prowadzonych działań towarzyszących.

KROK ÓSMY: dostawy pomocy żywnościowej i żywności z darowizn do OPL.

KROK DZIEWIĄTY: bezpośrednia dystrybucja żywności przez OPL do osób potrzebujących.

KROK DZIESIĄTY: współorganizacja z Bankiem Żywności działań towarzyszących dla osób potrzebujących.

KROK JEDENASTY: złożenie przez OPL do Banku Żywności sprawozdania z realizacji dystrybucji żywności.

TAK. Zgodnie z zapisami Wytycznych IZ [MRPiPS] w OPL mogą odbywać się kontrole realizacji projektów w trakcie i po zakończeniu Podprogramu 2023 [Podprogramów] w siedzibie i/lub magazynie organizacji uczestniczącej w Programie FEPŻ 2021-2027.

Kontrole w Organizacji Partnerskiej Lokalnej [OPL] na każdym etapie realizacji projektu mogą przeprowadzać tylko i wyłącznie następujące Instytucje Monitorujące w Programie FEPŻ 2021-2027:

• KAS – Krajowa Administracja Skarbowa, jako reprezentant Komisji Europejskiej
• KOWR – Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa, jako Instytucja Pośrednicząca [IP]
• FPBŻ – Federacja Polskich Banków Żywności, jako Organizacja Partnerska Ogólnopolska [OPO], o zasięgu ponadregionalnym
• BŻ – Bank Żywności, jako Organizacja Partnerska Regionalna [OPR]

Zgodnie z zapisami w prawie powszechnie obowiązującym oraz Wytycznych IZ [MRPiPS] OPL ponosi odpowiedzialność za realizację projektu zgodnie z istniejącym porządkiem prawnym. Ponadto zasady prawidłowej realizacji Programu FEPŻ 2021-2027 zostały szczegółowo uregulowane w Umowie pomiędzy OPR a OPL.

W przypadku nieprawidłowej realizacji Programu oraz niestosowania się do obowiązujących zapisów prawnych OPL grożą następujące konsekwencje:

• w przypadku stwierdzenia naruszeń postanowień Umowy OPR-OPL w realizacji minimalnych standardów w obszarze administrowania i magazynowania, zasad wydawania żywności, Wytycznych IZ [MRPiPS] lub prawa (w szczególności w wyniku przeprowadzonej kontroli/audytu) – OPL może zostać wykluczona z udziału w Programie;
• OPR może dochodzić od OPL naprawienia szkody spowodowanej nałożeniem na OPR kar lub innych sankcji finansowych lub prawnych, w związku z niewykonywaniem lub nienależytym wykonaniem przez OPL obowiązków wynikających z zapisów Umowy OPR-OPL, w szczególności żądania zwrotu środków przez OPL w wyniku kontroli przez Instytucje Monitorujące (KOWR, OPO, KAS);
• jeżeli w wyniku kontroli OPO,KOWR lub OPR stwierdzone zostanie naruszenie Wytycznych IZ, zwłaszcza jeśli stwierdzone zostanie wydanie artykułów spożywczych nieuprawnionym osobom bądź organizacjom, zniszczenie lub przeterminowanie artykułów spożywczych z powodu okoliczności leżących po stronie OPL, wydanie artykułów spożywczych odbiorcom końcowym po terminie lub stwierdzony zostanie fakt pobierania przez OPL od odbiorców końcowych jakichkolwiek opłat lub świadczeń na rzecz danej organizacji – OPL jest zobowiązana do zwrotu kwoty 115% wartości artykułów spożywczych wraz z odsetkami w wysokości dwukrotności odsetek ustawowych (art. 359 par. 2 KC), liczonymi od dnia dostarczenia do OPL artykułów spożywczych, stwierdzonego pokwitowaniem odbioru na dokumencie WZ;
• w przypadku, gdy OPL w sposób rażący narusza obowiązki ustalone w Umowie [m.in. gdy, OPL nie przyjmuje do magazynu artykułów spożywczych w terminie uprzednio uzgodnionym w harmonogramie dostaw, z przyczyn przez siebie zawinionych; OPL nie realizuje dystrybucji artykułów spożywczych; OPL nie realizuje działań w ramach środków towarzyszących; OPL odmawia poddania się kontroli  lub utrudnia jej przeprowadzenie; OPL nie usuwa stwierdzonych nieprawidłowości w realizacji obowiązków nałożonych umową; OPL nie przestrzega wytycznych] OPR przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym i powierzenia wykonania umowy innej uprawnionej organizacji.

Zgodnie z Wytycznymi IZ (XIII. pkt 3) OPO koordynuje wypełnienie obowiązków w obszarze informacji i promocji przez OPR wchodzące w skład jej sieci, a OPR – odpowiednio wypełnianie obowiązków przez OPL z nią współpracujące.

Treści publikowane na stronach internetowych oraz mediach społecznościowych powinny być zgodne zasadami dotyczącymi Komunikacji, Widoczności i Promocji Programu Funduszy Europejskich określonymi w „Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021-2027”, „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji” oraz dokumentem „Strategia Komunikacji Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027”.

Wytyczne IZ określają szczegółowe obowiązki beneficjentów w obszarze obowiązków informacyjnych i promocyjnych dotyczących wsparcia UE, które podlegają kontroli. W przypadku niewywiązania się z obowiązków określonych w ust. 5 pkt 1 lit a) – c) oraz pkt 2-4, IP [KOWR] może wszcząć postępowanie związane z odzyskaniem środków finansowych na podstawie art. 207 ustawy o finansach publicznych o wartości nie większej niż 3% wartości wypłaconych środków z wartości otrzymanej żywności.

Na wniosek Federacji Polskich Banków Żywności odpowiedzialność za realizację zadań z obszaru Komunikacji i Widoczności została przeniesiona na OPO.  Wobec powyższego rekomendujemy, aby wszelkie treści publikowane na stronach internetowych OPL oraz mediach społecznościowych były konsultowane z właściwym OPR.

OGÓLNA ZASADA DLA TREŚCI PUBLIKOWANYCH NA STRONACH INTERNETOWYCH ORAZ W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH: umieszczanie w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej (wersja kolorowa) i znaku Unii Europejskiej, a także obligatoryjnie w treściach publikowanych w mediach społecznościowych hasztagów Funduszy Unii Europejskiej:

#FunduszeUE #FunduszeEuropejskie #BankiŻywności

Federacja Polskich Banków Żywności przygotowała dla OPL gotowe wzory ogłoszeń na stronę www. oraz media społecznościowe, które można pobrać na stronie www.fepż.bankizywnosci.pl – w zakładce -> ORGANIZACJE PARTNERSKIE -> PLIKI DO POBRANIA.

Zachęcamy do korzystania z gotowych wzorów, co pozwoli na uniknięcie ewentualnych błędów i nieprawidłowości a w razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości o kontakt ze współpracującym z Państwem Bankiem Żywności.

Instytucja Zarządzająca [IZ] na wniosek Federacji Polskich Banków Żywności w dniu 19.06.2024 r. zatwierdziła zmianę do Wytycznych IZ dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów-organizacji partnerskich dotyczących działań realizowanych w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus – Podprogram 2023 polegającą między innymi na zaktualizowaniu terminu dystrybucji artykułów spożywczych do osób potrzebujących.

Zaktualizowany okres dystrybucji artykułów spożywczych do osób potrzebujących w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 ma odbywać się od 1 czerwca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r.

Odbiorcy końcowi w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 otrzymują pomoc żywnościową w formie Paczek Żywnościowych lub Posiłków.

Paczka Żywnościowa (zgodnie z definicją Wytycznych IZ – II. pkt 13.2) to minimum kilka (tj. co najmniej trzy) artykułów spożywczych z różnych grup towarowych (w Podprogramie 2023 jest siedem grup towarowych) wydanych jednorazowo w wchodzących w skład zestawu w Podprogramie 2023.

Przykład: wydanie artykułów żywnościowych dla pięciu uprawnionych odbiorców końcowych to wydanie pięciu paczek.

Zestaw na Podprogram 2023 dla jednego odbiorcy końcowego obejmuje siedemnaście artykułów spożywczych o łącznej ilości ok. 33 kg:

I GRUPA TOWAROWA: ARTYKUŁY WARZYWNE I OWOCOWE

1. GROSZEK Z MARCHEWKĄ –  1 sztuka: 0,40 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 4 szt. | łączna waga: 1,60 kg

2. DŻEM TRUSKAWKOWY – 1 sztuka: 0,30 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 4 szt. | łączna waga: 1,20 kg

II GRUPA TOWAROWA: ARTYKUŁY SKROBIOWE

3. MAKARON JAJECZNY ŚWIDERKI –  1 sztuka: 0,50 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 5 szt. | łączna waga: 2,50 kg

4. MĄKA PSZENNA  –  1 sztuka: 1 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 4 szt. | łączna waga: 4 kg

5. KASZA JĘCZMIENNA – 1 sztuka: 0,50 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 3 szt. | łączna waga: 1,50 kg

6. PŁATKI OWSIANE – 1 sztuka: 0,50 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 2 szt. | łączna waga: 1 kg

7. HERBATNIKI MAŚLANE – 1 sztuka: 0,20 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 3 szt. | łączna waga: 0,60 kg

8. KAWA ZBOŻOWA ROZPUSZCZALNA – 1 sztuka: 0,20 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 2 szt. | łączna waga: 0,40 kg

III GRUPA TOWAROWA: ARTYKUŁY MLECZNE

9. MLEKO UHT –  1 sztuka: 1 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 6 szt. | łączna waga: 6 kg

10. SER PODPUSZCZKOWY DOJRZEWAJĄCY  –  1 sztuka: 0,40 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 3 szt. | łączna waga: 1,20 kg

IV GRUPA TOWAROWA: ARTYKUŁY MIĘSNE

11. SZYNKA WIEPRZOWA MIELONA –  1 sztuka: 0,30 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 4 szt. | łączna waga: 1,20 kg

12. SZYNKA DROBIOWA  –  1 sztuka: 0,30 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 4 szt. | łączna waga: 1,20 kg

13. PASZTET WIEPRZOWY –  1 sztuka: 0,16 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 3 szt. | łączna waga: 0,48 kg

14. SZPROT W OLEJU – 1 sztuka: 0,17 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 4 szt. | łączna waga: 0,68 kg

V GRUPA TOWAROWA: CUKRY

15. CUKIER BIAŁY – 1 sztuka: 1 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 4 szt. | łączna waga: 4 kg

VI GRUPA TOWAROWA: TŁUSZCZE

16. OLEJ RZEPAKOWY – 1 sztuka: 1 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 4 szt. | łączna waga: 4 kg

VII GRUPA TOWAROWA: DANIA GOTOWE

17. FASOLKA PO BRYTOŃSKU – 1 sztuka: 0,50 kg | ilość dla jednego odbiorcy końcowego: 3 szt. | łączna waga: 1,50 kg

ŁĄCZNIE: 17 artykułów spożywczych o wadze 33,06 kg 

* Dla szacunkowego określenia masy netto paczki żywnościowej przyjmuje się, że 1 litr produktu odpowiada 1 kilogramowi produktu.

Ważne! Minimalny zestaw roczny dla 1 odbiorcy końcowego to 80% jego całkowitej ilości (tj. do ok. 26 kg).

Posiłek (zgodnie z definicją Wytycznych IZ – II. pkt 13.3) to każdy posiłek (śniadanie, II śniadanie, obiad – w szczególności gorący posiłek dwudaniowy lub jednodaniowy, podwieczorek, kolacja). OPL wydające posiłki powinny otrzymywać w miarę możliwości produkty ze wszystkich grup towarowych, jednak z uwzględnieniem rodzaju wydawanych posiłków.

OPL/OPR wydające żywność nie mogą pobierać od odbiorców końcowych jakichkolwiek opłat za wydawaną żywność (w tym żywność z darowizn) ani uzależniać wydania żywności od jakichkolwiek świadczeń na rzecz OPL/OPR.

II. pkt 13.5 Wytycznych IZ: W przypadku stwierdzenia przez OPR pobierania opłat przez OPL, OPR jest zobowiązana w terminie 14 dni od zidentyfikowania takiej sytuacji poinformować o tym OPO. OPO o zaistniałych przypadkach informuje IP [KOWR] w terminie 14 dni od stwierdzenia przypadku pobierania opłat przez OPL.

OPR jest zobowiązana w ciągu 30 dni od stwierdzenia przypadku pobierania opłat poinformować OPL o wykluczeniu z realizacji Programu.

Wydawanie żywności odbiorcom końcowym w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 wyłącznie w pomieszczeniach, którymi dysponuje organizacja prowadząca dystrybucję i/lub dostarczanie artykułów spożywczych przez organizację do miejsc zamieszkania osób najbardziej potrzebujących.

Organizowanie wydawania żywności, w taki sposób, aby osoby najbardziej potrzebujące nie były narażone na stygmatyzację, np. poprzez zapewnienie odpowiedniego zaplecza lokalowego przystosowanego do danej formy dystrybucji.

W przypadku wydawania paczek żywnościowych, wydawanie to musi odbywać się w pomieszczeniach, a nie ze środków transportu. 

Ważne(!) W uzasadnionej sytuacji np. kiedy żywność jest wydawana w dniu dostawy, dopuszczalne jest wydawanie żywności z namiotu z zastrzeżeniem, iż żywność nie może być wydawana ze środków transportu.

To osoba, która nie została zakwalifikowana do Programu FEPŻ 2021-2027, inaczej osoba, która nie posiada ważnego skierowania do otrzymania pomocy żywnościowej.

W sytuacji, gdy z przyczyn niezależnych od OPR/OPL żywność z Programu FEPŻ 2021-2027 ulegnie uszkodzeniu, należy takie zdarzenie zewidencjonować dokumentem „Protokół strat” i wykazać jako stratę.

W narzędziu ewidencyjno-sprawozdawczym MAŁY POMOCNIK przygotowanym przez Federację Polskich Banków Żywności odnajdą Państwo oddzielną zakładkę (nazwa: Protokół strat) z gotowym do wypełnienia w razie potrzeby dokumentem „PROTOKÓŁ SZKODY [STRAT].”

W ramach Programu FEPŻ 2021-2027 zgodnie z Wytycznymi IZ OPL jest zobowiązana do posiadania pomieszczeń magazynowych [dla żywności suchej oraz chłodnie/lodówki dla sera] umożliwiających przechowywanie artykułów spożywczych w warunkach określonych przez producenta.

OPL jest zobowiązana do prowadzenia racjonalnej gospodarki magazynowej artykułów spożywczych dostarczanych w ramach realizowanego Podprogramu 2023, w tym dystrybucji żywności, zapobiegając jej marnotrawieniu. W szczególności OPL jest zobowiązana do prowadzenia dystrybucji zgodnie z zasadą „N+”, gdzie „N” oznacza miesiąc otrzymania danego artykułu spożywczego:

• N+1 -> dla sera podpuszczkowego dojrzewającego (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 31.07.2024 r.)

• N+2 -> dla mąki pszennej, mleka UHT i herbatników maślanych (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 31.08.2024 r.)

• N+3 – dla pozostałych artykułów spożywczych (np. jeśli przyjęcie z OPR nastąpiło w dniu 25.06.2024 r., wydanie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 30.09.2024 r.)

tj. wydanie 100% artykułów spożywczych w ciągu odpowiednio jednego, dwóch i trzech miesięcy od miesiąca, w którym zostały przekazane. Artykuły spożywcze nie mogą być wydawane po upływie terminu przydatności do spożycia.

Zgodnie z zapisami Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) jako część zobowiązań OPL w obszarze magazynowania wymienione jest zapewnienie monitoringu/ochrony za pośrednictwem specjalistycznych firm lub w ramach własnych zasobów i możliwości.

Wymóg posiadania zaświadczenia SANEPID nie jest wymieniony w tekście Wytycznych, jednakże Federacja Polskich Banków Żywności [OPO] rekomenduje, apeluje i prosi, aby w pomieszczeniach magazynowych panowały czystość i porządek oraz, aby zostały zastosowane odpowiednie środki ochrony przed insektami, gryzoniami itp. W miarę możliwości ściany pomieszczeń, w których przechowywana będzie żywność dystrybuowana w ramach Programu FEPŻ 2021-2027 powinny być pomalowane kolorem białym.

TAK. Wytyczne Instytucji Zarządzającej (IZ) w zakresie minimalnych standardów w obszarze magazynowania wskazują, iż OPL jest zobowiązana do prowadzenia odrębnej ewidencji magazynowej w formie elektronicznej (przy wykorzystaniu specjalistycznego programu komputerowego), w formie papierowej bądź w każdy inny sposób umożliwiający czytelne wyodrębnienie poszczególnych operacji magazynowych dla Podprogramu 2023 oraz zidentyfikowanie ścieżki dystrybucji poszczególnych partii artykułów spożywczych.

W ramach Programu FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 OPL jest zobowiązana do prowadzenia zbiorczej ewidencji magazynowej w ujęciu miesięcznym umożliwiającej prześledzenie dystrybucji każdej partii poszczególnych artykułów spożywczych dostarczonych do magazynu organizacji zawierającej m.in. oznaczenie partii magazynowej, datę i ilość artykułów spożywczych przyjętych oraz ilość wydanych artykułów spożywczych w ramach danej partii zgodnie z załącznikiem nr 4 do wytycznych albo zawierającej informacje, o których mowa w tym załączniku.

Federacja Polskich Banków Żywności przygotowała i udostępniła za pośrednictwem OPR narzędzie informatyczne MAŁY POMOCNIK, które zostało opracowane z myślą o wsparciu OPL w pracy ewidencyjno-sprawozdawczej związanej z obsługą między innymi operacji magazynowych wynikających z Programu FEPŻ 2021-2027. Dodatkowo trwają prace nad aplikacją WEB (BEZ@), która ma w założeniu wpierać OPL we właściwym wypełnianiu operacji ewidencyjno-sprawozdawczo-administracyjnych wynikających z Programu FEPŻ w kolejnych Podprogramach. Po więcej informacji zapraszamy do zakładki – Narzędzia Informatyczne.

TAK. Zgodnie z pkt 14.2 Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) jednym z kryteriów, które muszą spełniać OPL za pośrednictwem, których będzie realizowana dystrybucja artykułów spożywczych wśród osób najbardziej potrzebujących wymienione zostało posiadanie zdolności administracyjnych do prowadzenia odrębnych systemów ewidencji księgowej i gospodarki magazynowej artykułów dostarczanych z Programu oraz z innych źródeł.

Ponadto obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej wartości regulują przepisy:

1. PROGRAM FUNDUSZE EUROPEJSKIE NA POMOC ŻYWNOŚCIOWĄ 2021–2027, w dziale „Szczegółowy opis operacji”, pkt 2. „Dystrybucja żywności wraz ze środkami towarzyszącymi”, tiret – „Wybór organizacji partnerskich”
2. Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.;
3. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.
4. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań.

Darowizny rzeczowe tak jak inne przychody np. finansowe podlegają ewidencji rachunkowej. Powinny być ujmowane, a ich rozchód – wydanie na cele statutowe, również powinno być udokumentowane i powiększyć wartość kosztów prowadzonej działalność. Więcej o darowiznach na stronie: https://poradnik.ngo.pl/darowizny

Kwestie dotyczące transportu żywności z Banku Żywności do OPL są uzgadniane indywidualnie pomiędzy daną OPL a Bankiem Żywności (OPR).

Zasadniczo istnieją dwie możliwości:

• OPR dostarcza do OPL artykuły spożywcze we wspólnie ustalonych terminach.
• OPL odbiera artykuły spożywcze z OPR zgodnie z umowa na dystrybucję artykułów spożywczych z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych.

Ważne(!) Odpowiedzialność za zapewnienie warunków umożliwiających utrzymanie cech jakościowych artykułów spożywczych zapobiegając ich marnotrawieniu, ponosi zarówno OPR, jak i OPL.

Zgodnie z zapisami Wytycznych Instytucji Zarządzającej (IZ) w zakresie minimalnych standardów dla OPR w obszarze transportu – Bank Żywności jest zobowiązany do dysponowania samochodami (własnymi lub wynajętymi), zapewniającymi transport artykułów spożywczych w warunkach umożliwiających utrzymanie ich cech jakościowych, w tym ciągu chłodniczego (np. samochód-chłodnia) zapobiegając marnotrawieniu żywności. W przypadku, gdy OPL odbiera artykuły spożywcze z OPR z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych, odpowiedzialność za zapewnienie warunków umożliwiających utrzymanie cech jakościowych artykułów spożywczych, zapobiegając marnotrawieniu żywności, ponosi zarówno OPR jak i OPL.

TAK. Zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Wytycznych IZ OPR i OPL określają wzajemne zobowiązania wskazując zakres działań, które będą podlegać finansowaniu ryczałtowemu. Na mocy zawartej Umowy OPR zobowiązuje się do przekazania do OPL środków ryczałtowych z tytułu kosztów administracyjnych, transportu i magazynowania pomiędzy OPR a OPL w wysokości od 0,5% do 1,5% wartości żywności przekazanej danej OPL. Warunkiem uzyskania dofinansowania z tytułu kosztów administracyjnych, transportu i magazynowania jest spełnienie przez OPL zapisów umowy, w tym minimalnych standardów w obszarach administrowania, transportu i magazynowania określonych w Wytycznych IZ (pkt B.II.9 Wytycznych IZ).

W celu wsparcia zdolności administracyjnych, OPL może zawrzeć pisemną umowę z dodatkowym podmiotem (np. OPS, lokalny Dom Kultury lub inna jednostka samorządowa) określającą zadania tego podmiotu oraz uprawnienia OPL wobec niego. W takim przypadku dokumentacja dotycząca realizacji Programu powinna być przechowywana w OPL. W przypadku zawarcia Umowy lub „Porozumienia o współpracy zwiększającego zdolności administracyjne”

OPL powinien poinformować OPR (Bank Żywności), z którym zawarł umowę i od którego otrzymał pisemne wytyczne na realizację Podprogramu 2023.

Bank Żywności (OPR) przekazuje informację do Federacji Polskich Banków Żywności (OPO), a OPO niezwłocznie do IP [KOWR].

Pomocą żywnościową w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 mogą być objęte osoby i rodziny znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej, spełniające kryteria określone w art. 7 Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2023 poz. 901 i 1693) i których dochód nie przekracza 265% kryterium dochodowego (od 1 stycznia 2022 r. kwoty kryteriów dochodowych wynoszą: dla osoby samotnie gospodarującej – 776 zł, dla osoby w rodzinie – 600 zł) uprawniającego do skorzystania z pomocy społecznej, to jest:

• 2 056,40 PLN dla osoby samotnie gospodarującej i
• 1 590,00 PLN dla osoby w rodzinie.

Organizacje Pomocy Lokalnej w Programie FEPŻ 2021-2027 nie są zobowiązane do dokumentowania powodów udzielanej pomocy żywnościowej, ani też nie posiadają uprawnień do wymagania dodatkowej dokumentacji poświadczającej wskazany w skierowaniu podwód (jak np. „zaświadczenia o chorobie”, „wyciąg bankowy” itd.)

Wyjaśnienie: Zgodnie z Wytycznymi IZ [MRPiPS] Organizacje Pomocy Lokalnej w Programie FEPŻ są odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność osób otrzymujących pomoc żywnościową, w tym listy wszystkich osób zakwalifikowanych do otrzymania pomocy żywnościowej (tj. do prowadzenia m.in. ewidencji oryginałów skierowań osób zakwalifikowanych oraz ich archiwizacji) oraz za monitorowanie ważności dokumentów, uprawniających osoby najbardziej potrzebujące do skorzystania z pomocy w ramach Podprogramu (tj. za weryfikację poprawności wystawionych skierowań m.in. czytelne imię i nazwisko, wypełnienie wszystkich wymaganych pól itd.). Natomiast do zadań OPL nie należy zbieranie dokumentacji potwierdzającej powód wskazany na skierowaniu do otrzymania pomocy żywnościowej w Programie FEPŻ 2021-2027.

Skierowanie powinno być wystawione przez OPS, z którym współpracuje dana OPR/OPL zgodnie ze wzorem – „Załącznik nr 5. Skierowanie do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 – Podprogram 2023”.  Federacja Polskich Banków Żywności [FPBŻ] rekomenduje wskazywać w skierowaniu (Załącznik nr 5 – z uwzględnieniem kryteriów określonych w części II ustęp 11-12 Wytycznych IZ), jako powód główny udzielania pomocy żywnościowej: „ubóstwo”. W sytuacji, gdy OPS jako powód udzielania pomocy żywnościowej wskazał powód „inne zgodnie z art. 7 ustawy o pomocy społecznej” lub wymieniona w zapytaniu „niepełnosprawność”, odpowiedzialność za dokonaną klasyfikację spoczywa na danym OPS, jako jednostce wyznaczonej w Programie FEPŻ 2021-2027 do wydawania skierowań. Oryginał skierowania przechowuje właściwa OPL, kopie skierowań przechowuje OPS.

OPR i OPL uczestniczące w Programie FEPŻ 2021-2027 współpracują z OPS w gminach w zakresie kwalifikowania odbiorców lub weryfikacji kwalifikowalności odbiorców końcowych.

Zasadniczo wyróżnia się trzy sposoby kwalifikacji osób potrzebujących do Programu:

SPOSÓB PIERWSZY: Ośrodki Pomocy Społecznej  wydają uprawnionym osobom dokument „Załącznik nr 5. Skierowanie do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 – Podprogram 2023” (stanowiący Załącznik nr 5 do Wytycznych IZ).

Załącznik nr 5 do Wytycznych stanowi wzór skierowania wraz z oświadczeniem o dochodach do otrzymania pomocy żywnościowej, przy czym OPS wypełnia Część A, natomiast osoba kwalifikowana do przyznania pomocy żywnościowej wypełnia część B wyłącznie, gdy jej aktualna sytuacja życiowa i dochodowa nie jest znana OPS-owi, tj. nie dysponuje on aktualnym wywiadem środowiskowym. Oryginał skierowania przechowuje właściwa OPL, a kopie skierowań przechowuje OPS.

SPOSÓB DRUGI: Ośrodki Pomocy Społecznej [OPS] przekazują Organizacjom Partnerskim Lokalnym listy osób zakwalifikowanych do Programu, pod warunkiem uzyskania zgody tych osób poświadczonych wypełnionym i podpisanym przez te osoby dokumentem „Załącznik nr 7. Oświadczenie osoby ubiegającej się o pomoc żywnościową w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 – Podprogram 2023 (dotyczy osób zakwalifikowanych i wykazanych na liście przekazanej przez OPS)” (stanowiącym załącznik nr 7 do Wytycznych IZ. OPR i OPL zobowiązane są posiadać podpisane przez osoby znajdujące się na tej liście oświadczenia zgodnie z wyżej wymienionym Załącznikiem nr 7 (dwie kopie).

SPOSÓB TRZECI: Organizacje partnerskie kwalifikują samodzielnie  do programu osoby w kryzysie bezdomności na podstawie dokumentu „Załącznik nr 6. Oświadczenie osoby ubiegającej się o pomoc żywnościową w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 – Podprogram 2023” (stanowiącego Załącznik nr 6 do Wytycznych IZ).

TAK. Monitorowanie ważności dokumentów uprawniających osoby najbardziej potrzebujące do skorzystania z pomocy w ramach Podprogramu jest ważnym zadaniem w katalogu zobowiązań OPL w ramach FEPŻ.

Zgodnie z zapisami Wytycznych IZ (pkt B.II.9 Wytycznych IZ) OPL są zobowiązane do  prowadzenia dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność osób otrzymujących pomoc żywnościową z uwzględnieniem kryteriów określonych w cz. II ust. 11-12 Wytycznych, w tym listy wszystkich osób zakwalifikowanych do otrzymania pomocy żywnościowej w danym Podprogramie, stanowiącej załącznik nr 2 do Wytycznych – „Załącznik nr 2. Lista osób zakwalifikowanych do otrzymania pomocy żywnościowej w Programie Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027 – Podprogram 2023”.

W szczególności OPL są odpowiedzialne za monitorowanie ważności dokumentów, uprawniających osoby najbardziej potrzebujące do skorzystania z pomocy w ramach Podprogramu.

Sposób monitorowania ważności dokumentów ustala OPR i/lub OPL wspólnie z właściwym OPS, m.in. z uwzględnieniem możliwości techniczno-organizacyjnych oraz procedur obowiązujących w danym OPS, np. w odniesieniu do gromadzenia i przekazywania danych za pośrednictwem systemów elektronicznych.

Najczęściej obserwowanymi na skierowaniach błędami są:

• Brak czytelności (zwłaszcza czytelnych danych zawierających imię i nazwisko osoby wskazanej na skierowaniu) w przypadku wystawienia skierowania ręcznie.
• Wskazanie osoby samotnie gospodarującej w przypadku rodziny wielodzietnej.
• Błędy rachunkowe: ilość K/M w rodzinie, podział ze względu na wiek, podział na grupy docelowe.
• Brak uzupełnienia wszystkich pól wymaganych w formularzu skierowania.
• Wykorzystanie skierowania z innego podprogramu.
• Brak daty/brak podpisu pracownika socjalnego lub brak daty/brak podpisu beneficjenta, co w efekcie powoduje, iż dany dokument jest nieskuteczny w świetle prawa.
• Wystawienie skierowania przez OPL w imieniu OPS (!)
• Logotypy w odcieniach szarości.

W nawiązaniu do Wytycznych Instytucji Zarządzającej z dnia 08.09.2023 r. z późniejszymi zmianami i Załącznika nr 5: kwalifikacja obywateli Ukrainy jako osób najbardziej potrzebujących do pomocy żywnościowej w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 odbywa się według tych samych zasad, co kwalifikacja obywateli Polski. Termin rozpoczęcia konfliktu zbrojnego nie ma w tym przypadku znaczenia.

Kryterium dochodowe obywateli Ukrainy należy zweryfikować w sposób analogiczny dla obywateli Polski. Na dochód określony w przepisach ustawy o pomocy społecznej składają się przychody wszystkich członków rodziny, bez względu na tytuł i źródło ich uzyskania, uzyskane w miesiącu poprzedzającym miesiąc złożenia oświadczenia/wydania skierowania, a w przypadku utraty w tym miesiącu dochodu – z miesiąca, w którym oświadczenie zostało złożone.

Wzór skierowania dla obywateli Ukrainy odnajdą Państwo na stronie MRPiPS: Podprogram 2023 – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Portal Gov.pl (www.gov.pl) – który stanowi Załącznik nr 5 Wzór skierowania wersja PL-UA [nowe kryterium dochodowe 12.02.2024 r.] do Wytycznych.

Dystrybucja żywności do osób potrzebujących zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej powinna odbywać się z zachowaniem dbałości o zapobieganie wszelkiej dyskryminacji w dostępie do pomocy żywnościowej, ze względu na płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną.

Wydawanie żywności powinno odbywać się wyłącznie w pomieszczeniach, którymi dysponuje organizacja prowadząca dystrybucję i/lub dostarczanie artykułów spożywczych przez organizację do miejsc zamieszkania osób najbardziej potrzebujących.

Informowanie o terminach wydawania żywności oraz organizowanie wydań powinno odbywać się w taki sposób, aby osoby najbardziej potrzebujące nie były narażone na stygmatyzację. W przypadku wydawania paczek żywnościowych, wydawanie to musi odbywać się w pomieszczeniach, a nie ze środków transportu.

Kontrole Instytucji Monitorujących w obszarze dystrybucji żywności do osób potrzebujących mogą dotyczyć w szczególności:

• sprawdzenia i weryfikacji czy artykuły spożywcze przekazane do OPO, a następnie do OPR/OPL zostały wydane nieuprawnionym osobom, bądź nieuprawnionym organizacjom;
• sprawdzenia i weryfikacji czy w trakcie dystrybucji artykuły spożywcze przekazane do OPO/OPR/OPL uległy zniszczeniu, przeterminowaniu lub zostały wydane odbiorcom końcowym po upływie terminu przydatności do spożycia;
• sprawdzeniu i weryfikacji czy artykuły żywnościowe zostały przez OPO/OPR/OPL wydane odbiorcom końcowym po upływie ostatecznego terminu zakończenia realizacji projektu (tj. upływie daty zakończenia dystrybucji żywności w ramach danego Podprogramu);
• sprawdzenia i weryfikacji czy OPO/OPR/OPL przestrzegała minimalnych standardów w obszarze transportu i magazynowania (zgodnie z Wytycznymi IZ);
• sprawdzenia i weryfikacji czy OPO/OPR/OPL wydające żywność pobierały od odbiorców końcowych jakiejkolwiek opłaty za wydawaną żywność bądź uzależniały wydanie żywności od jakichkolwiek świadczeń na rzecz OPO/OPR/OPL.

Stwierdzenie nieprawidłowości, w którymkolwiek z powyższych obszarów może stanowić podstawę do nałożenia kary finansowej przez uprawnione organy lub wykluczenia danej organizacji z Programu.

TAK. OPL wchodzące w skład sieci organizacji partnerskich w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 są zobowiązane do prowadzenia Działań Towarzyszących. Działania Towarzyszące w Programie Fundusze Europejskie na Pomoc żywnościową 2021-2027 są jednym z celów szczegółowych Programu, stanowią integralny element działań pomocowych dla osób potrzebujących i są równie ważne jak dystrybucja żywności.

Wytyczne IZ w części VI.2. określają wskaźniki realizacji działań w ramach środków towarzyszących:

• Wskaźnik produktu: łączna liczba działań przeprowadzonych w ramach środków towarzyszących
• Wskaźnik rezultatu: łączna liczba osób objętych działaniami w ramach środków towarzyszących; liczba osób objętych działaniami w ramach środków towarzyszących w podziale na grupy odbiorców końcowych

Szczegółowe ustalenia dotyczące realizacji Działań Towarzyszących regulują zapisy Umowy pomiędzy OPR i OPL.

Przez działanie w ramach środków towarzyszących w Programie rozumie się działanie wykraczające poza dystrybucję żywności lub podstawowej pomocy materialnej, mające na celu przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu i przyczynienie się do wyeliminowania ubóstwa, takie jak kierowanie osób do służb świadczących usługi społeczne i zdrowotne, w tym wsparcie psychologiczne, lub świadczenie takich usług, udzielanie stosownych informacji na temat usług publicznych lub udzielanie porad dotyczących gospodarowania budżetem domowymi, inne.

Ważne(!) Działania towarzyszące muszą wykraczać poza zagadnienia związane bezpośrednio z żywnością i prowadzeniem gospodarstwa domowego, przy jednoczesnym zapewnieniu praktycznego wsparcia przy rozwiązywaniu konkretnych problemów oraz aktywnego zaangażowania odbiorców (poradnictwo, instruktaż, kontakt z właściwymi instytucjami itp. 

Zgodnie z Wytycznymi IZ OPR/OPL przygotowują ofertę działań w ramach środków towarzyszących w oparciu o zidentyfikowane potrzeby różnych grup odbiorców końcowych (część B.III. pkt 1.7.). 

Działania w ramach środków towarzyszących prowadzone są w okresie realizacji procesu dystrybucji. Zaktualizowany okres dystrybucji artykułów spożywczych w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 ma odbywać się od 1 czerwca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. (zgodnie ze zmianą Wytycznych IZ z dnia 19.06.2024 r.)

OPO jest zobowiązana prowadzić obowiązkowe działania w ramach środków towarzyszących:

• nieobjęte dofinansowaniem z Programu (zgodnie ze specyfiką własnej działalności statutowej)
• objęte dofinansowaniem z Programu (działania mające na celu włączenie społeczne osób najbardziej potrzebujących) za pośrednictwem współpracujących OPR lub OPL

OPR, które przekazują artykuły spożywcze bezpośrednio odbiorcom końcowym lub OPR, które przekazują artykuły spożywcze do OPL i zawierają w tym zakresie umowy dystrybucji artykułów spożywczych oraz sposobu świadczenia działań towarzyszących z OPL, lub przez OPL prowadzą działania w ramach środków towarzyszących.

OPR/OPL realizujące proces dystrybucji artykułów spożywczych wśród osób najbardziej potrzebujących

• prowadzą działania w ramach środków towarzyszących niefinansowane z Programu, zgodnie ze specyfikacją własnej działalności statutowej
• prowadzą działania w ramach środków towarzyszących o charakterze indywidualnym lub zbiorowym, mające na celu włączenie społeczne osób najbardziej potrzebujących (na podstawie zawartych umów z OPR w zakresie dystrybucji żywności oraz sposobu świadczenia działań towarzyszących

OPR/OPL realizujące proces dystrybucji artykułów spożywczych wśród osób najbardziej potrzebujących przy ścisłej współpracy z OPS przygotowują ofertę działań w ramach środków towarzyszących w oparciu o zidentyfikowane potrzeby rożnych grup odbiorców końcowych.

Wytyczne IZ wskazują na katalog działań o charakterze otwartym (możliwym do modyfikacji w zależności od indywidualnych potrzeb Beneficjentów) obejmującym między innymi:

• Doradztwo indywidualne – wsparcie psychologiczne, bezpieczeństwo finansowe i zarządzanie budżetem domowym, pomoc prawna, profilaktyka zdrowotna, itp.
• Rozwój umiejętności zwiększających samodzielność – odbiorców końcowych, np. rozwiązywanie konfliktów w rodzinie, itp.
• Działania integracyjne – promujące zaangażowanie odbiorców końcowych w ramach społeczności lokalnych (np. wolontariat)
• Działania propagujące zasady horyzontalne wdrażania Funduszy Europejskich – poszanowanie praw podstawowych oraz przestrzeganie Karty Praw Podstawowych Unii Europejskiej, równość kobiet i mężczyzn oraz uwzględnianie perspektywy płci, zapobieganie wszelkiej dyskryminacji ze względu na płeć, rasę lub pochodzenie etniczne, religię lub światopogląd, niepełnosprawność, wiek lub orientację seksualną, w szczególności zapewnienie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, realizacja celów Programu zgodnie z celem wspierania zrównoważonego rozwoju, w tym zasadą „nie czyń poważnych szkód” i z uwzględnieniem aspektów środowiskowych.

Programu zgodnie z celem wspierania zrównoważonego rozwoju, w tym zasadą „nie czyń poważnych szkód” i z uwzględnieniem aspektów środowiskowych.

W ramach Działań Towarzyszących w Programie FEPŻ 2021-2027 Podprogram 2023 Banki Żywności (OPR) realizują między innymi :

• Warsztaty edukacyjne z zakresu gospodarowania budżetem domowym, praw konsumenta, niemarnowania żywności, żywieniowe i kulinarne;
• cykle edukacyjne z zakresu gospodarowania budżetem domowym, praw konsumenta, żywieniowe;
• działania o charakterze wyłączeniowo-integracyjnym [cykle];
• dyżury konsultacyjne

Warsztat to jednorazowe wydarzenie. Cykl to minimum trzy spotkania.

Ważne! Udział w działaniach w ramach środków towarzyszących jest w pełni dobrowolny dla odbiorców końcowych. Udzielenie pomocy żywnościowej nie może być uwarunkowane uczestnictwem w działaniach towarzyszących. OPR/OPL gwarantują otwarty dostęp do działań towarzyszących dla wszystkich zainteresowanych odbiorców końcowych.

„MAŁY POMOCNIK” jest narzędziem ewidencyjno-sprawozdawczym skonstruowanym na bazie arkusza kalkulacyjnego Excel, które zostało stworzone w celu usprawnienia i ułatwienia pracy OPR/OPL/OPS związanej z administracyjną obsługą i realizacją zadań wynikających z udziału w Programie FEPŻ 2021-2027 m.in. w zakresie wymogu prowadzenia odrębnej ewidencji magazynowej żywności wydawanej osobom najbardziej potrzebującym, a także przechowywania dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność Beneficjentów do Podprogramu 2023. W „MAŁYM POMOCNIKU” m.in. prowadzimy ewidencję Beneficjentów oraz rejestrujemy ilość otrzymanej i wydanej żywności. „MAŁY POMOCNIK” jest narzędziem, które zapewnia także wykonanie sprawozdania za Podprogram 2023, które jest generowanie automatycznie w zakładce „Sprawozdanie podprogram 2023” (pod warunkiem korzystania z „MAŁEGO POMOCNIKA” zgodnie z instrukcją oraz przeznaczeniem tego narzędzia).

Ważne!!! „MAŁY POMOCNIK” nie jest programem księgowym.

Księgowość powinna być prowadzona przez OPL/OPS zgodnie z punktem 14.2 Wytycznych IZ OPL, gdzie czytamy m.in., że OPL powinna mieć zdolność do prowadzenia odrębnych systemów ewidencji księgowej i gospodarki magazynowej artykułów dostarczanych z Programu oraz z innych źródeł.

Zgodnie z informacjami przekazanymi na szkoleniu online w dniu 25.03.2024 r. OPL są zobowiązane do prowadzenia ewidencji księgowej żywności. Szczegóły odnajdą Państwo w prezentacji (strony nr 39-44) udostępnionej na stronie www.fepz.bankizywnosci.pl – w zakładce -> ORGANIZACJE CHARYTATYWNE -> „Pliki do pobrania” – wraz z pełnym nagraniem z całego szkolenia.

Link bezpośrednio do zasobów:  Pliki do pobrania | Banki Żywności (bankizywnosci.pl).

Sekcja w budowie

TAK. Zgodnie z zapisami Art.134v Ustawy o Pomocy Społecznej z dnia 12 marca 2004 r. Beneficjenci-organizacje partnerskie [OPO/OPR/OPL] oraz Krajowy Ośrodek [IP] przetwarzają dane osobowe osób korzystających z pomocy określonej w Programie obejmujące: imię i nazwisko, liczbę osób wchodzących w skład gospodarstwa domowego, w tym w podziale na wiek, płeć i przynależność do grupy docelowej Programu; dochód osoby lub rodziny, powody udzielania pomocy na podstawie Art.7. Ustawy o Pomocy Społecznej  (tj. m.in. ubóstwo, sieroctwo, bezdomność, bezrobocie, niepełnosprawność, długotrwała lub ciężka choroba, przemoc w rodzinie, potrzeba ochrony macierzyństwa i wielodzietności, bezradności w sprawach opiekuńczo-wychowawczych i prowadzenia gospodarstwa domowego itd.)

Administratorem danych osobowych odbiorców końcowych Programu jest KOWR, właściwy Ośrodek Pomocy Społecznej [OPS] oraz organizacje partnerskie [OPO, OPR, OPL] bezpośrednio wydające żywność.

Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. o ochronie danych osobowych (RODO) administrator danych osobowych zobowiązany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą o ich przetwarzaniu.

Wypełnienie przez beneficjentów-organizacje partnerskie [OPO/OPR/OPL] obowiązków informacyjnych określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w toku udzielania pomocy określonej w Programie następuje przez udostępnienie informacji o przetwarzaniu danych osobowych w widocznym miejscu w budynku, w którym udzielana jest pomoc lub podpisania klauzuli informacyjnej przez beneficjenta programu.

OPS-y realizują obowiązek informacyjny zgodnie z procedurami przyjętymi w danej jednostce.

Federacja Polskich Banków Żywności opracowała Wzór dokumentu: „Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych” na bazie Załącznika nr 5 do Wytycznych IZ – dostępny w zakładce -> ORGANIZACJE PARTNERSKIE -> PLIKI DO POBRANIA -> Komunikacja i widoczność. Plik należy pobrać na komputer, uzupełnić dane, wydrukować, a następnie umieścić w widocznym miejscu w budynku, w którym udzielana jest pomoc.

Organizacje Partnerskie Lokalne [OPL] zobowiązane są posiadać następującą dokumentację zabezpieczającą ochronę danych osobowych:

• Politykę Ochrony Danych Osobowych OPL
• Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla pracowników/wolontariuszy OPL wydane przez Administratora
• Oświadczenie o zachowaniu poufności
• Klauzule/obowiązki informacyjne wynikające z załączników 5-7 dotyczących przetwarzania danych na potrzeby realizacji Programu

DODATKOWO: w celu identyfikacji Beneficjentów oraz zabezpieczenia możliwości przekazywania informacji np. o terminie wydania paczki ważne jest, aby pozyskać także numer telefonu Beneficjenta wraz ze zgodę na jego używanie. Dla celów dokumentacji realizacji Programu warto także uzyskać zgodę na wykorzystanie wizerunku Beneficjentów.

Banki Żywności [OPR] przetwarzają dane osobowe w zakresie danych zawartych w załącznikach nr 5-8 do Wytycznych IZ na podstawie Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U.2018 r. poz. 1508 z późn. zm.) co stanowi o zgodnym z prawem przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1), dalej jako RODO.

Banki Żywności w programie FEPŻ 2021-2027 są Administratorem danych osobowych osób ubiegających się o zakwalifikowanie do pomocy żywnościowej w ramach Programu i odbiorców końcowych pomocy żywnościowej w celu realizacji powierzonych zadań. Jako Administrator Banki żywności [OPR] wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych Beneficjentów spełniało wymogi RODO i nie naruszało praw i wolności wszystkich osób, których dane osobowe będą przetwarzane w związku z realizacją Programu.

Zabezpieczenia stosowane przez Banki Żywności [OPR] w celu ochrony danych osobowych polegają co najmniej na dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane przez administratora danych oraz pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy. Podmioty i osoby realizujące zadania określone w programie zobowiązane są do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych, które uzyskały przy realizacji zadań.

Banki Żywności [OPR] przestrzegają zasad wynikających ze stworzonego przez Federację Polskich Banków Żywności [OPO] dokumentu „Polityka Bezpieczeństwa Informacji i Dokumentacji Elektronicznej w Federacji Polskich Banków Żywności w ramach Programu Fundusze Europejskie na Pomoc Żywnościową 2021-2027”.

Dostęp do narzędzi informatycznych administrowanych przez Federację Polskich Banków Żywności jest udzielany wyłącznie Użytkownikom lub Przedstawicielom OPR/OPL posiadającym odpowiednie umocowanie od jednostek nadrzędnych tj. Upoważnienie lub Pełnomocnictwo.

Każdy upoważniony Użytkownik posiada jeden login i jedno hasło.

Narzędzia informatyczne są udostępnianie Użytkownikom wraz z instrukcją zawierającą niezbędne dane na temat Bezpieczeństwa Dokumentacji Elektronicznej.